I samsvar med artikkel 17 i føderal lov 125-F3 kan filene til pensjonerte ansatte overføres til arkivet. Før du sender inn dokumenter, må de arkiveres, nummereres, lagerbeholdes og dekoreres med omslag. Dette må gjøres av en autorisert personelloffiser.
Nødvendig
- - mappe;
- - alle dokumenter;
- - blyant;
- - inventar;
- - leveringsliste.
Bruksanvisning
Trinn 1
For å overføre saken til en resignert ansatt til arkivet, ordne dokumentene i omvendt kronologisk rekkefølge. Dette betyr at når du var ansatt, laget du en personlig fil, hvorav det første arket var en jobbsøknad. Når du overfører saken til arkivet, vil det første arket være et oppsigelsesbrev.
Steg 2
Når du arkiverer en ansattes personlige mappe, må du samtidig lage en oversikt over dokumentene som skal arkiveres. I en personlig fil for overføring til arkivet, arkiv alle tilgjengelige dokumenter: et spørreskjema eller CV, kopier av utdanningsdokumenter, kopier av bestillinger om ansettelse, oppsigelse og andre ordrer som ble utstedt i løpet av arbeidstakerens arbeid. Dette kan være pålegg om å heve eller senke lønn, overføre, utføre tilleggsoppgaver osv. Legg også ved alle sertifikatene som den ansatte noen gang har presentert for organisasjonen din, en kopi av ansettelseskontrakten, tilleggsavtaler, forskrifter knyttet til arbeidstakerens arbeid.
Trinn 3
Fil filen i en mappe med et bindemiddel, nummer alle ark i øvre høyre hjørne. Dette må gjøres med en enkel blyant. Øverst arkiverer du inventaret, signerer mappen, legger bokstavkoden på den første bokstaven i den ansattes etternavn, så vel som på forsiden av mappen i stort antall oppsigelsesåret fra firmaet ditt.
Trinn 4
Du kan holde rede på oppsigelsesåret for en ansatt eller for flere som slutter på ett år. Hvis du står for flere ansatte, legger du alle personlige filer i en felles mappe og signerer oppsigelsesåret på omslaget. Maksimalt 250 ark kan lagres i en mappe. Dann hver komplekse sak ikke bare etter oppsigelsesåret, men også etter etternavnens alfabet.
Trinn 5
Når du overfører alle saker til arkivet, må du lage en leveringsliste. I den første kolonnen angir du ordinalt antall tilfeller, i den andre indeksene for alle tilfeller i henhold til nomenklaturen. Den tredje kolonnen er fylt ut med navnet på overskriftene, den fjerde - etter datoer, den femte - med antall ark, den sjette - etter holdbarheten, den syvende kolonnen du kan fylle ut hvis det er notater eller tillegg.
