Planlegging og organisering av arbeidstiden er en viktig komponent i effektivt arbeid i enhver stilling. Når det gjelder lederposisjonen, øker betydningen av foreløpig planlegging enda mer, derfor er det nødvendig å nærme seg denne saken nøye.
Bruksanvisning
Trinn 1
Lederen kan planlegge tiden selv eller helt eller delvis delegere denne funksjonen til sekretærassistenten. I alle fall kan man ikke gjøre uten samhandling med sekretæren, siden det er han som forbereder og organiserer møter, materiale til møter og mottar innkommende samtaler. Videre holder sekretæren vanligvis i hodet alle planene til lederen kjent for ham og prøver å distribuere dem i henhold til arbeidstid, derfor er det veldig viktig å umiddelbart varsle sekretæren om endringer i planene.
Steg 2
Men du bør ikke stole utelukkende på sekretæren, det er viktig å lære å fordele tiden din på en slik måte at du får tid til å gjøre alt som er planlagt. En god måte å gjøre dette på er å analysere hver time som har gått og finne ut nøyaktig hva som ble gjort og hvor lang tid det tok. Det er også nødvendig å fremheve selv de viktigste globale oppgavene som leder, og bruke mesteparten av arbeidstiden din til løsningen. Uansett bør de viktigste oppgavene løses i utgangspunktet, siden det er kjent at 80% av dagens oppgaver løses de første 20% av arbeidsdagen, og resten av tiden blir brukt på bare 20% av arbeidet.
Trinn 3
Ikke la tilfeldige hendelser krysse tidsplanen din. Det er bedre å legge litt tid på dem på forhånd i planer, dette vil gi deg større sannsynlighet for å få tid til å fullføre hovedoppgavene. Når du planlegger møter, arrangementer, møter, konferanser, går du fra sanntid de vil kreve, med tanke på forberedelse, foreløpig kjennskap til materialene, spontane diskusjoner og spørsmål. Prøv å distribuere slike hendelser i tide, slik at begynnelsen av neste møte ikke hviler mot slutten av det forrige, siden du i dette tilfellet ofte blir tvunget til å enten være for sen eller krumme finalen.
Trinn 4
Sekretærens oppgaver inkluderer ofte foreløpig planlegging for dagen og uken, med tanke på mottatte samtaler, tilbud, invitasjoner. Det er tilrådelig på slutten av arbeidsdagen å diskutere ideen om timeplanen med sekretæren og gjøre justeringer av den. Det er enda bedre å gjøre dette på ettermiddagen, slik at sekretæren har mulighet til å gjøre endringer, ringe med et forslag om å utsette dette eller det arrangementet. Konstant kontakt med sekretæren bør bli en vane, fordi timeplanen hans avhenger direkte av din, og mange hendelser krever forberedelse fra hans side.
Trinn 5
Analyser de siste arbeidsdagene når det gjelder å fordele tiden din effektivt. Kanskje du vil se løsninger som gjør at du kan gjøre mer, for eksempel å holde flere møter i samme område eller kombinere noen arrangementer. Lag notater om tidligere og planlagte hendelser i dagboken din.
