Et brev til kunden skrives hvis det er umulig å oppfylle forpliktelser overfor ham fra organisasjonen din, hvis han ikke har overført penger for de leverte varene, og hvis det er behov for å informere ham om det nye sortimentet.
Bruksanvisning
Trinn 1
Start brevet ved å spørre noen som representerer kundens organisasjon. I denne delen av brevet er slike høflighetsuttrykk som "Kjære Ivan Andreevich", "Mister Remizov" passende. Hvis klientselskapet ikke har en bestemt person som det er opprettet relasjoner med, kan du kontakte "Kjære Sirs".
Steg 2
Presenter deg med navnet på organisasjonen din. Bruk standardfraser, for eksempel "MontazhSpetsStroy LLC vil uttrykke vår respekt for deg og ønsker organisasjonen din velstand." Dette vil tillate deg å orientere kunden din, lese hovedteksten, han vil ikke pusle om hvem som er adressaten til brevet.
Trinn 3
Formuler årsaken til brevet. Skriveformen og innholdet i meldingen avhenger av dette. Den vanligste årsaken til å skrive brev til en kunde er manglende betaling for varene som er levert eller de leverte tjenestene. I dette tilfellet, referer til den relevante klausulen i avtalen, indiker at kunden er ansvarlig for å betale fakturaen innen en bestemt tidsramme. Hvis dette ikke er ditt første brev om dette emnet, kan du appellere til kundens ansvar for manglende oppfyllelse av forpliktelsene som er foreskrevet i punkt X i leveringsavtalen. Vær oppmerksom på at hvis du ikke betaler regninger, må du gå til retten.
Trinn 4
Beklager kunden hvis årsaken til å skrive brevet var manglende evne til å levere varene til ham innenfor vilkårene som er spesifisert i kontrakten. Ikke prøv å forklare årsakene til at du mangler leveringstiden, kunden er ikke interessert i dette, det er bedre å informere ham om hvor lenge organisasjonen din vil være i stand til å oppfylle sine forpliktelser i henhold til kontrakten. På slutten av brevet, bruk setningene "Takk for forståelsen", "Vi håper på videre samarbeid."
Trinn 5
Informer kunden om den nye produktlinjen som tilbys av firmaet ditt, hvis partneren din ikke er klar over det endrede sortimentet. I et slikt brev er det ønskelig å indikere hvilke rabatter kunden vil motta når de utarbeider nye varekontrakter som vanlig kunde.
Trinn 6
Abonner på slutten av brevet. Legg igjen kontaktinformasjonen din slik at kunden vet hvordan du kontakter organisasjonen din. Ønsker alt godt for organisasjonen og personen som representerer den.
