Regnskap for oppgjør med kreditorer og skyldnere er et av nøkkelområdene i arbeidet med regnskapstjenesten til enhver organisasjon. Handlingen med avstemming av gjensidige oppgjør er et primært regnskapsdokument som brukes av motparter for å kontrollere oppfyllelsen av gjensidige forpliktelser. Den er samlet i form av et register som inneholder alle operasjoner for forsendelse av varer, levering av arbeid og tjenester og betaling for dem i en viss periode.
Handlingsformen er ikke fast på lovgivningsnivå, derfor har hvert foretak, underlagt alle kravene for utarbeidelse av primære dokumenter, rett til å utvikle sin egen versjon av loven. Et dokument utarbeidet av en av partene i avtalen i duplikat og signert av en autorisert person sendes til motparten, som i tilfelle avtale med riktigheten av gjensidig forlik bekrefter det med en signatur og sender en kopi tilbake.
Hvis det er avvik, har motparten rett til å undertegne en handling som indikerer unøyaktigheter i regnskapet, eller vedlegge sitt eget oppgjørsregister til dokumentet. Avslag på å undertegne handlingen betyr at skyldneren ikke anerkjenner at det foreligger forpliktelser overfor motparten.
Det anbefales på det sterkeste å la avstemmingsrapporten være i tilfeller der partene samarbeider fortløpende og planlegger å fornye eksisterende avtaler i fremtiden og inngå tilleggsavtaler til dem. Dette dokumentet kreves også i situasjoner der kostnadene for et produkt, arbeid eller tjeneste er høye, og selgeren gir en utsatt betaling.
Hvis partene i avtalen har gjensidige forpliktelser overfor hverandre, kan de etter å ha utarbeidet en forsoningshandling for å bekrefte dem utligne dem. I tillegg vil tilstedeværelsen av et register over gjensidige forpliktelser kunne spare tid på å søke etter primære dokumenter hvis det er behov for å avklare forlik mellom motparter. Avstemmingsoppgavene signert av partene er også en bekreftelse på saldoen på fordringer og betalinger ved utgangen av rapporteringsperioden og begynnelsen av den påfølgende perioden ved utarbeidelsen av regnskapet.
Til tross for at avstemmingsrapporten ikke kan brukes i retten som bevis på en transaksjon og eksistensen av en gjeld under den, kan den brukes til å utvide foreldelsesfristen og øke sjansene for å kreve fordringer. Etter å ha hatt en signert avstemmingslov, som faktisk betyr at motparten anerkjenner gjelden, øker kreditor perioden han kan saksøke debitor for betaling av midler. I dette tilfellet er det veldig viktig å kontrollere om autoriteten til personen som har signaturen på dokumentet er gyldig.
