Dwight David Eisenhower var den 34. presidenten i USA. Han hadde mange ting å gjøre, så han bestemte seg for å lage sitt eget planleggingssystem slik at han alltid kunne følge med på alt.
Eisenhower foreslo å bruke en prioritert matrise for å planlegge saker. Den er basert på prioritering i henhold til kriteriene for viktigheten og haster med oppgavene. Saker er delt inn i fire kategorier:
… Dette er ting som vil være for sent i morgen. Disse forholdene må håndteres uten feil og først og fremst. Eisenhower antydet at denne kolonnen alltid burde være tom fordi hvis du har en presserende oppgave, vurderer du straks dens betydning og haster og begynner å utføre den. Ulike uforutsette omstendigheter, force majeure, legebesøk, presserende samtaler kan legges inn i denne kolonnen. Du må prøve å gjøre slike ting med en gang, ta dem inn i denne kategorien mentalt.
… Som regel er det disse aktivitetene som mest påvirker produktiviteten til aktiviteten. Det er de som blir så ofte utsatt for senere, og det er derfor de strømmer ut i haler og rushjobber, og de kan trygt overføres til kategori A. Dette er saker som bør fullføres umiddelbart i fravær av saker i kolonne 1.
Dette er ting som virker umulige å nekte, men de bruker mesteparten av tiden vår, mens de ikke beveger oss mot målet og ikke gir oss noen fordel. Saker i denne kolonnen må gjennomgås nøye. Er de verdt tiden din, trenger du å oppfylle dem? Eisenhower rådet deg til å lete etter folk som kan utføre disse oppgavene for deg med samme suksess eller bedre.
… Dette er de mest uproduktive tingene å gjøre. Å sitte på sosiale nettverk, bla i blader, se på TV - det tar mye tid og gir et minimum av fordeler. Hvis slike ting har blitt en vane, må du gradvis kvitte deg med dem, og redusere tiden som er tildelt dem.
Du vil kunne distribuere sakene dine riktig ved å stille spørsmålene: Er denne oppgaven viktig? Hva skjer hvis du gjør det i morgen? Hva skjer hvis du ikke gjør det i det hele tatt? På denne måten kan du prioritere å gjøre de tingene du virkelig trenger først og ikke kaste bort tid.
