Arbeidsgiveren kan sette seg inn i ferieplanen til sine ansatte på flere måter. Ofte utsteder personaltjenester et spesielt bekjentskapsark eller fyller ut den siste kolonnen i selve dokumentet.
Et av ansvarsoppgavene til enhver arbeidsgiver er å gjøre de ansatte kjent med lokale handlinger som er utstedt i selskapet og som er direkte relatert til deres aktiviteter. Unnlatelse av å oppfylle denne forpliktelsen kan føre til administrativt ansvar, samt skape flere problemer i forholdet til de ansatte. Det er grunnen til at ledere og personaltjenester i virksomheter gjør arbeidstakere kjent med slike dokumenter mot signatur, noe som også er nedfelt i arbeidslovgivningen. En av de lokale handlingene av den angitte typen er den ansattes ferieplan, hvor to metoder kan brukes: å lage et eget bekjentskapsark eller samle ansattes signaturer direkte på selve timeplanen.
Tegne et ansattes fortrolighetsark
Å lage et eget dokument kalt et bekjentskapsark er en universell måte å formidle informasjon om ferieplanen til de ansatte. Denne typen varsler brukes av de fleste organisasjoner, og hovedoppgaven til bekjentskapsarket er å innhente skriftlig bekreftelse fra ansatte om at de har lest dokumentet. Derfor kan dette dokumentet utarbeides i en hvilken som helst form, men det må angi detaljene i ferieplanen for det tilsvarende kalenderåret, samt navnene på de ansatte, og samle deres personlige signaturer. Etternavn og signaturer plasseres vanligvis i form av en tabell, noe som forenkler organiseringen av prosedyren for å bli kjent med lokale handlinger.
Samle underskrifter av ansatte på ferieplanen
Noen HR-avdelinger foretrekker å samle inn signaturer fra ansatte om fortrolighet med ferieplanen direkte på dette dokumentet. Formen for ferieplanen er samlet, men i den hensikt å varsle den ansatte, brukes ofte den siste uoppfordrede kolonnen i dette dokumentet, som kalles "Merknad". Siden alle dataene til hver ansatt i timeplanen, samt start- og sluttdatoene for ferien i det neste kalenderåret i denne lokale loven allerede er delt inn i separate linjer, vil den personlige signaturen i den siste kolonnen i den tilsvarende linje bekrefter automatisk det faktum at den ansatte er kjent med dokumentet. Denne metoden for formidling av informasjon er ikke forbudt hvor som helst, men den brukes relativt sjelden.
