Når du utarbeider personalordrer, er det nødvendig å ta stor hensyn til deres juridiske betydning. For å være juridisk bindende må de inneholde en rekke nødvendige detaljer, inkludert registreringsindeksen eller med andre ord dokumentnummeret. Reglene for registrering av ordrer bestemmes av institusjonens lokale dokument, men det er også generelle regler.
Bruksanvisning
Trinn 1
Sekvensnummeret til bestillingen for personell er også registreringsnummeret (indeksen). Nummereringen av alle bestillinger (bestillinger) for personell bør holdes separat i løpet av kontoråret for hver gruppe administrative dokumenter i spesielle registreringsskjemaer.
Virksomhetsåret faller vanligvis sammen med kalenderåret (1. januar - 31. desember). Men det er unntak, for eksempel kulturinstitusjoner, utdanning osv. Der kontoråret begynner 1. september.
Steg 2
Til å begynne med, differensier alle ordre i separate grupper. Del papirene i henhold til holdbarheten i dokumenter for langtidsoppbevaring og dokumenter for kortvarig lagring.
I store organisasjoner med et stort antall ansatte velger du for enkelhets skyld flere grupper om et homogent emne innenfor rekkefølgen av ordrer med samme lagringsperiode.
For eksempel kan dokumenter for langtidsoppbevaring deles inn i grupper: ordrer om opptak, ordre om oppsigelse, ordrer om overføring. Og papirer for kortvarig lagring kan skilles inn i serier: bestillinger for ferier, bestillinger for forretningsreiser.
I organisasjoner med et veldig stort antall ansatte er det noen ganger nødvendig å utvikle brevbetegnelser av ordrer for hver personellkategori.
Trinn 3
Videre registrere hver av disse gruppene bestillinger på personell i spesielle former. Som registreringsskjema kan du bruke en journal, registrerings- og kontrollkort eller et elektronisk dokumenthåndteringssystem. Hver av disse skjemaene har fordeler og ulemper.
Registrerings- og kontrollkort og elektroniske arkivskap, som vanligvis dupliserer hverandre, er mer praktiske for organisering og søk. Logger gir mer informasjonssikkerhet.
Registreringsskjemaer har ikke en streng standard, men inneholder vanligvis følgende informasjon:
- dato;
- serienummer på bestillingen;
- hvem signerte (stilling, etternavn);
- et sammendrag av bestillingen;
- utgangspunkt;
- utøver.
Trinn 4
Nå, for å nummerere bestillinger etter ramme, trenger du bare å se på den tilsvarende journal og tilordne neste indeks til dokumentet.
