Hver dag i enhver organisasjon - i en statlig institusjon, i en stor eller liten bedrift, i en enkelt entreprenør - er det behov for å sertifisere fakta som krever utskrift. Oftest er disse fakta assosiert med penger eller bekreftelse av signaturen til tjenestemenn (deres ekthet) på forskjellige dokumenter. Samtidig er det dokumenter der det ikke kreves et stempelinntrykk.
Hver juridiske enhet må ha et segl. Denne normen er nedfelt i loven. LLC, CJSC, OJSC og andre organisasjoner må bruke en rund forsegling, med avtrykk som inkluderer hele firmanavnet på bedriften på russisk og en lenke til stedet for dets territoriale beliggenhet. Firmanavnet kan også angis på et fremmed språk. Forseglingsavtrykket vises i listen over dokumentdetaljer, i samsvar med GOST R 6.30-2003 “Unified documentation systems. Enhetlig organisasjons- og administrasjonsdokumentasjon. Krav til papirarbeid "(vedtatt 03.03.2003). Samtidig er forseglingen for eksempel ikke inkludert i listen over obligatoriske detaljer for en rekke primære regnskapsdokumenter, med unntak av bankpapirer, kontantkvitteringer, fraktdokumenter osv. Kontrakten må forsegles med en segl, hvis det er angitt i selve kontrakten. eller hvis to bokstaver "MP" ("Plassering") er angitt på skjemaet. Det samme gjelder handlinger med fullført arbeid (tjenester). Bruken av et segl gis også på en fullmakt, som gis av organisasjonen til en ansatt (denne stillingen er spesifisert i den russiske sivilrettslige koden - paragraf 5 i artikkel 185). Det er ikke noe krav om en forsegle noen former for finansregnskap (bestemmelser fra Finansdepartementet i Russland datert 22.07.2003 N 67n og fra 02.07.2010 N 66n), men i henhold til Ordener fra Finansdepartementet i Russland datert 15.10.2009 N 104n og fra 05.05.2008 N 54n må skjemaoppgavene (for moms, inntektsskatt og annet) være forseglet. Obligatorisk sertifisering med organisasjonens segl er gitt for de viktigste personaldokumentene: den første siden i arbeidsboken, et reisesertifikat (skjema nr. T-10), en handling for å akseptere arbeidet under en tidsbegrenset ansettelseskontrakt (skjema nr. T-73). I den russiske føderasjonens arbeidskodeks (art 57) er ikke kravet om segl på en ansettelseskontrakt stavet, men i praksis settes det vanligvis et segl. Gitt det faktum at det er mange dokumenter som det ikke er noen entydig beslutning om tilstedeværelse eller fravær av et segl, bør en organisasjon utvikle sin egen orden (posisjon, instruksjon), der det er nødvendig å registrere en liste over dokumenter som krever sertifisering av seglet. En omtrentlig liste over dem er oppført i State System for Documentation Management - 1988, 1991. Alternativene kan være som følger: - handlinger (utført arbeid, ekspertise, avskrivning, aksept av gjenstander osv.); - forbruksrater (for edle metaller); - eksempler på inntrykk av sel, samt eksempler på signaturer fra ansatte som har fått rett til å utføre økonomiske og økonomiske operasjoner; - garantibrev; - korrespondanse med ledelse og strukturer i ulike statlige organer (for eksempel med skatteetaten, midler utenfor budsjettet osv. Forseglingen kan ikke lages, men flere (etter å ha dokumentert dette faktum) - for hver separate divisjon av organisasjonen. Hvert segl vil ha sitt spesifikke formål - for passeringer, for dokumenter, for fakturaer. Forseglingen på dokumentet må plasseres på stedet for arket der rekvisita "MP" ("Plass for forseglingen") er plassert. Hvis den ikke er der, festes forseglingen slik at avtrykket overlapper en del av ordet - betegnelse på posisjonen til personen som signerte dokumentet. I dette tilfellet må signaturen skille seg godt ut, som all informasjon fra forseglingsavtrykket.
