Alle organisasjoner har personaldokumenter. De avsluttes for å regulere arbeidsforhold med ansatte. Enhver revisjon begynner med å sjekke denne dokumentasjonen, og det er derfor det er veldig viktig å formatere den riktig.
Bruksanvisning
Trinn 1
Det viktigste er å bli styrt av forskjellige lover, instruksjoner og andre forskriftsdokumenter når du utarbeider et personaldokument. Brudd på eventuelle regler fører til ulike sanksjoner.
Steg 2
Dokumenter er utarbeidet etter organisasjonens leder etter at ordren er publisert. På grunnlag av alle ansattes personlige dokumenter fylles skjemaer ut, for eksempel en arbeidsavtale.
Trinn 3
Ved ansettelse må en kadearbeider fjerne kopier av alle dokumenter og arkivere dem i den ansattes personlige fil. I fremtiden kan du også legge ved dokumenter i denne mappen, for eksempel en feriesøknad. Det skal sies at det ikke er nødvendig å føre en personlig fil for private firmaer.
Trinn 4
Du bør også gjøre en oversikt over alle dokumentene tilgjengelige i den personlige filen, som skal være i kronologisk rekkefølge og inneholde serienumre.
Trinn 5
Alle endringer i personlige filer gjøres fra applikasjonen til den ansatte selv og i henhold til de vedlagte kopiene, for eksempel i tilfelle endring i etternavnet - et ekteskapsattest (oppløsning). Samtidig kan gamle dokumenter ikke resirkuleres; de må forbli i den ansattes personlige mappe.
Trinn 6
På omslaget til den personlige filen er informasjon om den ansatte angitt, nemlig: etternavn, navn, patronym og serienummer på den personlige filen. Deretter blir han registrert i et spesielt register over personlige forhold.
Trinn 7
Husk at personlige filer, så vel som ansattes dokumenter, må oppbevares på et trygt eller annet sikkert sted. Ansvaret for dette bør bæres av personalarbeidere som er utnevnt etter ordens leder.
Trinn 8
Det bør også tas i betraktning at personlige filer ikke overføres til de ansatte selv, og de kan bare studeres i nærvær av en ansvarlig person.
