Det er et slikt konsept med "forretningstoll". Under denne omfangsrike definisjonen - alle tradisjonene som er vedtatt i miljøet med offisielle forretningsforbindelser. Offisiell korrespondanse er fortsatt en av de viktigste mekanismene for forretningsinteraksjon. Tjenestemenn, forretningsmenn og offentlige organisasjoner kommuniserer gjennom meldinger utarbeidet etter generelle regler.
Grunn til å skrive
Uansett hvor kjedelig og ubetydelig det forberedende stadiet for å utarbeide en offisiell appell kan virke, kan det ikke overses. Årsaken til å utarbeide dokumentet bør være tydelig formulert.
Før du skriver et offisielt brev, er det viktig å bestemme adressaten nøyaktig. Etter å ha avgjort emnet for meldingen, er det nødvendig å sjekke om dette problemet faller innenfor omfanget av adressatens kompetanse. Hvis du er i tvil, er det bedre å undersøke spørsmålet om kompetanse i regelverket og andre normative dokumenter i organisasjonen.
Forespørselstype
Etter at temaet og adressaten er bestemt, bør du tenke på hvilken type anke.
Et offisielt brev skal skrives om nødvendig:
- Informer adressaten. Ofte sendes nyhetsbrev fra mottakere på lavere nivå til mottakere på høyere nivå;
- Kontakt adressaten med en test, som innebærer ytterligere handlinger fra hans side. Så de henvender seg enten til en overordnet person eller til en like i stilling;
- Gi en oppgave. Denne typen adresser er kun egnet for å adressere en underordnet.
Enkeltpersoner som kontakter myndigheter, foretak eller andre strukturer bruker oftest form av forespørsel.
Form for offisiell anke
De tøffe forholdene til offisiell-virksomhetsinteraksjon gjør ankenes form ikke lavere enn innholdet. For at brevet skal nå adressaten, og ikke gå seg vill i kontorets labyrinter, må det utarbeides i henhold til alle reglene.
Organisasjoner tegner brev på offisielt brevpapir, tildeler et utgående nummer og angir datoen. For å raskt avklare ankespørsmålene, er det viktig å oppgi entreprenørens fulle navn og kontaktinformasjon. De vises på det siste arket av brevet i bunnteksten.
Enkeltpersoner tegner søknader på blanke A4-ark i maskinskrevet form og, i sjeldne tilfeller, i håndskrevet form.
For organisasjoner er det bare adressatens posisjon og navn som er angitt i overskriften til klagen, dvs. informasjon om forfatteren av anken og kontaktinformasjon er gitt på det offisielle skjemaet. Enkeltpersoner må supplere overskriften med egne data, inkludert et telefonnummer til kontakten og en adresse som svaret må sendes til.
Til venstre er detaljene i brevet angitt, og under ordlyden i ankeemnet: "Om givende", "Om å gi informasjon", "Om et personlig møte" osv.
Stilen til den offisielle anken
Den offisielle forretningsstilen brukes til å komponere offisielle brev. Hovedprinsippene i denne stilen er konsistens, entydighet og klarhet i presentasjonen. I forretningskorrespondanse er dagligdags formuleringer, bruk av vernaculars, for ikke å nevne banneord og banneord, uakseptabelt. Selv de mest urovekkende hendelsene i offisiell korrespondanse skal presenteres i en nøytral tone uten noen følelsesmessig farge.
Det er god praksis å følge en klar og logisk struktur av setninger og avsnitt. Dette forenkler leserens oppfatning av informasjon.
Strukturen til den offisielle anken
Et offisielt brev begynner med en anke: ". Dette blir etterfulgt av en innledning der man skal svare på spørsmålet: "Hvorfor er anken skrevet, på vegne av hvem og av hvilken grunn." Det kan se slik ut:
«».
«».
Etter det generelle til det spesielle introduseres en forklarende del som gjenspeiler detaljene. Hvis det blir skrevet en klage - den kronologiske essensen av konflikten. I invitasjonsbrevene inneholder den forklarende delen informasjon om sted, dato og klokkeslett for arrangementet, dets arrangører og adressatens deltakelsesform.
Enhver offisiell anke avsluttes med en direkte liste over forespørselen. For eksempel: ", ", " osv.
