I løpet av økonomisk aktivitet inngår bedriftsledere mange forskjellige kontrakter med leverandører og kjøpere. For å kunne spore varigheten av disse forskriftene, bruker noen organisasjoner de såkalte kontrakteregistrene. Generelt betyr begrepet "register" en viss logg over registrering av innkommende og utgående dokumenter. Hvordan lage en slik database?
Bruksanvisning
Trinn 1
Først må du bestemme hvilken informasjon du vil se i registret, det vil si fremheve de viktigste kriteriene for deg selv. Etter det, i en journal som kan gjøres både i Excel og ved hjelp av en vanlig notatbok (helst A4-format), lag et bord.
Steg 2
Hvis du stoppet ved den andre metoden, må du først tegne tittelsiden. Skriv detaljene om organisasjonen på den, det vil si INN, KPP, OKATO, juridisk adresse og leder for organisasjonen. I midten skriver du "Register of contract for (specific the period)".
Trinn 3
Deretter lager du på neste ark en tabell som består av seks kolonner. I første kolonne angir du nummeret på kontrakten som er inngått med motparten, i den andre - datoen for det juridiske dokumentet, og i den tredje - datoen for utløpet.
Trinn 4
Deretter angir du navnet på motparten, entreprenøren og kontraktsemnet, for eksempel utvikling av regnskapsprogrammer. Eventuelt kan du angi kontraktsbeløpet, om det er en tilleggsavtale og andre betingelser. Som regel inngås kontrakter i kronologisk rekkefølge. Etter periodens slutt anbefales det å blinke, nummerere og signere dokumentet med lederen av organisasjonen. Deretter overleverer du registeret til arkivet.
Trinn 5
For å lage registre kan du også bruke et spesialutviklet program, som kalles "Registry of Contractes". Den lar deg spore betalinger under kontrakter, utløpsdatoen for disse dokumentene, samt føre oversikt over betalte beløp. Programmet genererer automatisk lister som du etter utløpet av perioden kan skrive ut på papir.
Trinn 6
Du kan stoppe ved den tredje metoden, det vil si å bruke Excel-programmet. Kolonnene i tabellen kan ha omtrentlig innhold, som når du bruker den første metoden. På slutten av perioden, skriv ut registeret og gi det til hovedregnskapet for signatur.
