Hvordan Arkivere Kontrakter

Innholdsfortegnelse:

Hvordan Arkivere Kontrakter
Hvordan Arkivere Kontrakter

Video: Hvordan Arkivere Kontrakter

Video: Hvordan Arkivere Kontrakter
Video: Hvordan signere kontrakter elektronisk 2024, Mars
Anonim

Noen selskaper har dokumentasjon i flere tiår. For å forhindre at viktige papirer blir rynkete eller tapt, må de arkiveres i mapper laget av hard papp eller plast. Gi hver kontrakt et eget nummer for identifikasjon.

Hvordan arkivere kontrakter
Hvordan arkivere kontrakter

Bruksanvisning

Trinn 1

For å gjøre det enkelt å finne ønsket kontrakt, må du føre en bok. Gi dokumentet et nummer og skriv det inn i denne journal. I tillegg til nummeret, skriv inn datoen for kontrakten. Oppføringen i journalen skal se slik ut: 1. Kontrakt nr. 123TP datert 22.02.2011. I notatene kan du indikere essensen av kontrakten, når det kreves av dokumentasjonen.

Steg 2

Hvis det er flere juridiske enheter i selskapet, opprett en egen kontraktsbok for hver. Bruk konvensjonelle symboler i notasjonen. Skriv for eksempel ned kontraktene til Masha and Bears OJSC som 123MM. Og merk verdipapirene fra ZAO "Three Little Pigs" med 123TP. Tilordne tallene for å unngå forvirring.

Trinn 3

Når avtalen har bestått alle godkjenningene, som er signert av begge parters generaldirektører, har det blitt lagt segl, kan den arkiveres i en mappe. Velg mapper med hardt omslag - de vil sikre dokumenters sikkerhet. Hver juridiske enhet trenger sin egen mappe.

Trinn 4

Før arkene. Ta hull og slå nye hull. Plasser dokumentet i en mappe og fest det med spesielle antenner. Skill en kontrakt fra en annen med et tomt A4-ark.

Trinn 5

Du kan også arkivere kontrakter på en annen måte. Dette vil kreve gjennomsiktige filer. Plasser hvert dokument i en egen fil og fest det i en mappe.

Trinn 6

Ikke lag for mange kontrakter i en mappe - de kan bli rynkete. Mappen skal være enkel å lukke, enkeltark skal ikke stikke ut.

Trinn 7

For lagring av mapper med kontrakter, ha en egen hylle i skapet. Skriv året og den juridiske enheten som eier dokumentene i mappen. Dette vil tillate deg å raskt finne de rette papirene om nødvendig.

Trinn 8

Det er ikke nødvendig å beholde mapper med kontrakter fra tre år siden til enhver tid. Ordne dem i pappesker, signer året og den juridiske enheten som dokumentene er utstedt for. Send boksene til lageret. Velg et tørt sted for lagring. Fuktighet er skadelig for papir.

Anbefalt: