Noen selskaper har dokumentasjon i flere tiår. For å forhindre at viktige papirer blir rynkete eller tapt, må de arkiveres i mapper laget av hard papp eller plast. Gi hver kontrakt et eget nummer for identifikasjon.
Bruksanvisning
Trinn 1
For å gjøre det enkelt å finne ønsket kontrakt, må du føre en bok. Gi dokumentet et nummer og skriv det inn i denne journal. I tillegg til nummeret, skriv inn datoen for kontrakten. Oppføringen i journalen skal se slik ut: 1. Kontrakt nr. 123TP datert 22.02.2011. I notatene kan du indikere essensen av kontrakten, når det kreves av dokumentasjonen.
Steg 2
Hvis det er flere juridiske enheter i selskapet, opprett en egen kontraktsbok for hver. Bruk konvensjonelle symboler i notasjonen. Skriv for eksempel ned kontraktene til Masha and Bears OJSC som 123MM. Og merk verdipapirene fra ZAO "Three Little Pigs" med 123TP. Tilordne tallene for å unngå forvirring.
Trinn 3
Når avtalen har bestått alle godkjenningene, som er signert av begge parters generaldirektører, har det blitt lagt segl, kan den arkiveres i en mappe. Velg mapper med hardt omslag - de vil sikre dokumenters sikkerhet. Hver juridiske enhet trenger sin egen mappe.
Trinn 4
Før arkene. Ta hull og slå nye hull. Plasser dokumentet i en mappe og fest det med spesielle antenner. Skill en kontrakt fra en annen med et tomt A4-ark.
Trinn 5
Du kan også arkivere kontrakter på en annen måte. Dette vil kreve gjennomsiktige filer. Plasser hvert dokument i en egen fil og fest det i en mappe.
Trinn 6
Ikke lag for mange kontrakter i en mappe - de kan bli rynkete. Mappen skal være enkel å lukke, enkeltark skal ikke stikke ut.
Trinn 7
For lagring av mapper med kontrakter, ha en egen hylle i skapet. Skriv året og den juridiske enheten som eier dokumentene i mappen. Dette vil tillate deg å raskt finne de rette papirene om nødvendig.
Trinn 8
Det er ikke nødvendig å beholde mapper med kontrakter fra tre år siden til enhver tid. Ordne dem i pappesker, signer året og den juridiske enheten som dokumentene er utstedt for. Send boksene til lageret. Velg et tørt sted for lagring. Fuktighet er skadelig for papir.
