Enheten for samhandling med media er ikke alltid inkludert i organisasjonens organisasjonsstruktur. Beredskapen til å jobbe i mediarommet kommer med utviklingen av organisasjonen. I slike tilfeller må den innleide pressesekretæren organisere pressetjenesten fra bunnen av og etablere sitt systematiske arbeid.
Hvis organisasjonen aldri har jobbet innen media før, må den nyansatte kuratoren for pressetjenesten gjennomgå seriøs opplæring innen følgende områder:
- utvalg av nøkkelhøyttalere;
- etablere arbeid med strukturelle enheter for å gi informasjon som er egnet for publisering i media;
- teknisk utstyr til pressetjenesten og den første medieplanen
Fra ledelse til media
Hvert av de utpekte punktene kan ta betydelig tid å fullføre dem. Men hvis vi snakker om prioriteringer, bør det viktigste være søket etter nøkkelhøyttalere i organisasjonen. For å tiltrekke media og få dem til å se ikke bare en annonsør i organisasjonen, men også en informant, vil det være nødvendig å samarbeide med lederne for organisasjonen. Blant dem - generaldirektør, kontoret for varamedlemmer, avdelingsledere og avdelinger i områder. Disse menneskene bør tydelig forstå behovet for å kommunisere med media, forstå viktigheten av hver kommentar og systematisk arbeid på dette området generelt.
Ofte, selv de mest interesserte i medieaktivitet, føler høyttaleren seg pinlig og flau når han kommuniserer med journalister. Å fjerne disse barrierer er kuratoren for pressetjenesten. Dette kan gjøres ved å demonstrere en pressemelding med eksempler på de beste offentlige opptredener fra allerede kjente mediefigurer.
Interne informanter
I tillegg til ledelsen, bør alle avdelingsledere og avdelinger bli informert om mediemålene og målene for selskapet. Det er bedre å gjøre dette under neste møte, hvor ledelsen bør sette oppgaven med å gi full informasjon til pressetjenesten. Alle teammedlemmer bør forstå at dette ansvaret ikke er et innfall fra pressesekretæren, men en ny strategisk oppgave for ledelsen.
For å etablere produktiv interaksjon med avdelinger, er det nødvendig, uten å vente på at informasjon blir gitt, å prøve å fordype deg i deres arbeid fra innsiden. Kvartalsrapporter fra avdelinger, kommunikasjon med ledelsen og direkte utførere vil hjelpe i dette. Å være venn med alle og være åpen for ny informasjon er en av nøklene til et effektivt arbeid i pressetjenesten.
I ferd med å jobbe med visse segmenter av selskapet kan det være vanskelig å gi informasjon fortløpende. Ofte skyldes dette ansettelse av avdelingsspesialister i direkte arbeidslinje. Det er uproduktivt å skjule harme over at kolleger anser selskapets informasjonsoppgaver under hovedansvaret. Derfor er det verdt å ta opp spørsmålet om å lage interne regler for innlevering av informasjon med en viss frekvens. Og for at interne forretningsforbindelser ikke skal lide av dette, bør pressesekretæren kontakte avdelingsledelsen direkte med en forespørsel om å gi direkte tilgang til informasjon for behandlingen, for ikke å overbelaste avdelingsansatte med arbeid. Vanligvis ønsker ledere disse initiativene velkommen.
Det første trinnet til publisitet
Etter at den interne forberedelsen er over, begynner scenen for å nå det offentlige nivået. Dette vil kreve studier av massemedier, som potensielt kan bli medieplattformer for publisering av informasjon om selskapet. Avhengig av de strategiske målene, bør ikke pressesekretæren være begrenset til spesialiserte publikasjoner. Blant potensielle informasjonspartnere kan man trygt inkludere nyhetsbyråer på lokalt, regionalt og føderalt nivå, TV, radio, etc.
Ikke undervurder plattformene, som, selv om de ikke har status som et medium, ofte overgår deres informasjonskolleger når det gjelder effektivitet. Dette er bloggere, grupper og lokalsamfunn på sosiale nettverk, informasjonssider osv.
Det vil ikke være overflødig å tenke på selskapets aktivitet på sosiale nettverk uten mellomledd. Ingen kan takle denne oppgaven bedre enn et pressesenter, som kjenner virksomheten til selskapet innvendig og utvendig.
Parallelt med forarbeidene vil pressesekretæren måtte lage en liste over nødvendige tekniske virkemidler for arbeidet. I tillegg til standard sett med kontorrekvisita, er dette et kamera, en stemmeopptaker, harddisker for lagring av materialer.
Den første medieplanen - selskapets publiseringsstrategi for den nærmeste fremtiden - bør utarbeides med forventning om at media vil være skeptisk til informasjon fra en tidligere ukjent kilde. Dette kan først forklare et stort antall publikasjoner på kommersiell basis. Sluttdetaljene må avtales med toppledelsen.
