Dokumenter er en integrert del av ethvert papirarbeid i en bedrift eller organisasjon, uansett om det er privat eller offentlig. Dokumenter fylles ut, sorteres, sendes, godtas osv. Hvis det er flere dokumenter, er det rett og slett nødvendig å lage et register - dette vil ikke bare forenkle arbeidet til funksjonærer og andre kategorier arbeidere (økonomer, regnskapsførere osv.), Men også ansatte i andre organisasjoner, hvis de godtar dokumenter du sender.
Bruksanvisning
Trinn 1
Samle de nødvendige dokumentene i en kategori, det vil si dokumenter relatert til én type (bekreftelse av produksjonskostnader, aksept / salgsdokumenter osv.). Samle administrativ dokumentasjon separat: ordrer, dekret, ordrer. Sorter dem etter forfatterskap (ordrer fra leder av organisasjonen, ordrer fra avdelingsledere osv.).
Steg 2
Lag mapper for lagring av dokumenter som allerede er sortert, og arkiv alt i kronologisk rekkefølge. Lag en oversikt over hver mappe. Gi dem et varenummer.
Trinn 3
Lag en tabell basert på dokumentene med de aktuelle feltene, og del arket i kolonner og rader. Signer kolonnene i henhold til formålet med dokumentet og dets funksjonalitet. Husk samtidig at registeret må inneholde omfattende informasjon om dokumentene, slik at du av en eller annen grunn ikke trenger å åpne selve dokumentet igjen og igjen og studere det av en eller annen grunn. Så, for eksempel, må registeret over dokumenter som bekrefter de påløpte utgiftene inneholde følgende kolonner: dokumentnummer, navn, dokumentinnhold, beløp og merke ved retur av dokumentet.
Trinn 4
I sin tur registerregisteret over aksjonærer i JSC, JSC, etc. må inneholde nødvendige data for identifisering av alle personer som er registrert i registeret, fastsettelse av deres rettigheter til aksjer, ved mottak av inntekt fra aksjer av personer registrert i registeret, innsamling av data om alle eierne av aksjer, samt informasjon mottak av dem av alle slags varsler om møter og andre arrangementer.
Trinn 5
Du bør være oppmerksom på at når du lager et dokumentregister for din bekvemmelighet og raskere søk i fremtiden, er det nødvendig å holde alle poster i kronologisk rekkefølge.
Trinn 6
Bare hvis dokumentregisteret er kompilert riktig, trenger du ikke bruke ekstra tid på å søke, du kan raskt og enkelt finne papiret du trenger, sende ønsket forespørsel eller varsling og bare gjøre jobben din med høy kvalitet.
