Mange organisasjoner har strenge krav til å organisere dokumenter og lage arkiver. Det er nødvendig å sikre saken og isolere dem fra nysgjerrige øyne. Enhver kontorist i selskapet må kunne blinke filer, og gjøre det omhyggelig og ekstremt nøyaktig.
Nødvendig
- - Stillingsbeskrivelse
- - Skrivesaker eller bokbindemaskin
- - Garn eller sterk tråd
- - Synål
- - Papirlim
- - Hvitt papir
- - Saks
- - Hersker
- - Penn
- - Tetning (forseglingsvoks om nødvendig)
Bruksanvisning
Trinn 1
Du må blinke saker i samsvar med stillingsbeskrivelsen. I alle fall utføres dette arbeidet i alle selskaper i henhold til generelle prinsipper. Først må du nummerere hvert dokument i rekkefølge. Husk å fjerne alle binders, metallstifter og sikkerhetsnåler fra papirene.
Steg 2
Begynn å sy saken slik at arkene deretter kan leses fritt. For å gjøre dette må du lage fire loddrette hull med en kontormusj i midten av dokumentets venstre kant. Avstanden mellom hullene må være minst tre centimeter. Det er praktisk å bruke en spesiell stasjonær maskin for søm og binding av A-4-dokumenter. Med hjelpen vil det ikke være vanskelig å lage de nødvendige mappene - den kan umiddelbart bore gjennom en bunke med papir opptil 10 cm tykk.
Trinn 3
Bruk en spesiell syål for å snøre dokumenter, samt bankgarn eller sterke nylontråder. Som en siste utvei kan du brette vanlige tråder flere ganger. Vanligvis sys dokumenter to ganger på rad, slik at arkene festes tryggere. Dette er spesielt viktig hvis saken forberedes for et evig arkiv.
Trinn 4
La de løse endene være på tråden eller hyssingen ca 6 cm. De må trekkes gjennom midthullet på feil side av det siste dokumentet og knyttes tett i en knute.
Trinn 5
Lim knuten og endene på trådene med en sirkel (ca. 4 cm i diameter) eller en firkant (4 x 5 cm) med kontorlig lim. Figuren må kuttes ut av tykt hvitt papir.
Trinn 6
Plasser forseglingen slik at den delvis overlapper papiretiketten og den ene kanten overlapper det siste arket i den stiftede saken. Du kan også fylle dette stedet med forseglingsvoks.
Trinn 7
Vent til limet er helt tørt. Angi deretter antall ark i filen rett under forseglingen og legg signaturen til tjenestemannen. Legg til et påtegningsbrev og angi datoen for påtegningen. Kopier av dokumenter fra flere ark arkiveres også, mens det er nødvendig å sette et stempel med signatur, dato og påskriften "Kopi er riktig".
Trinn 8
Bind saken for midlertidig lagring i en paperback, og dokumentene for det permanente arkivet til en innbundet. Angi fristene på den syede saken.
