Overgangen til det nye dokumentformatet vil skje allerede i 2021. Det vil tillate deg å få direkte og rask tilgang til informasjon om arbeidskraftaktivitet ikke bare for den ansatte, men også for den potensielle arbeidsgiveren og de relevante myndighetene.
Årsaker til overgangen
I de fleste europeiske land har papirformater for å føre oversikt over den yrkesaktive befolkningen lenge opphørt. De ble erstattet av elektroniske databaser og anbefalingsbrev fra Pensjonskassen og arbeidsgivere.
Arbeidsboken er hoveddokumentet til en offisielt ansatt borger. Den inneholder informasjon som er viktig for arbeidsgivere og pensjonskassen om arbeidssteder, jobbansvar, tilstedeværelse av irettesettelser eller insentiver, årsakene til å flytte til en annen organisasjon. Basert på dette beregnes også den totale tjenestetiden som direkte påvirker dannelsen av den fremtidige pensjonen.
Det kan oppstå problemer med arbeidsformens papirform: forverring, skade eller tap på grunn av feil fra arbeidsgiveren eller arbeidstakeren selv, manglende evne til å umiddelbart gi tilgjengelig informasjon til personalavdelingen eller til spesialiserte byråer og organer; det er også hyppigere tilfeller av svindel med innføring av unøyaktige eller endrede data. Det kan medføre tidkrevende og psykologiske prosedyrer: innsamling av dokumenter, reiser, køer.
Innbyggere vil være spesielt sårbare i tilfelle tap av arbeidsopplysning av følgende årsaker:
- Fødselspermisjon;
- Pauser i arbeid, inkludert funksjonshemming;
- Å flytte fra en bosetning (by, region osv.) Til en annen;
- Avvikling av forrige arbeidssted.
Den elektroniske arbeidsboken er designet for å eliminere alle de ovennevnte problemene, siden den vil være en registrert fil som ligger i den russiske regnskapsdatabasen. Tilgang til denne databasen vil være tilgjengelig for offentlige etater og organer. Den vil for eksempel være integrert med Pensjonskassen, Institutt for sosial beskyttelse av befolkningen, arbeidsformidlingen, personaltjenesten i organisasjonen der innbyggeren for tiden jobber.
Konseptet og fordelene med en elektronisk arbeidsbok
Det vil ikke være noen forskjell mellom en papirarbeidsbok og en elektronisk, de er helt identiske når det gjelder informasjon om den ansatte. Lista deres vil forbli som følger:
- arbeidssted;
- generell arbeidsperiode på hvert arbeidssted;
- ansatt stilling (yrke, spesialitet);
- kvalifisering (nivå, karakter, klasse, kategori);
- datoer for registrering av begynnelsen og slutten av arbeidsforhold;
- tiltak for oppmuntring eller straff;
- posisjonsbevegelse, inkludert overføringer og permitteringer;
- deltidsjobb (etter anmodning fra den ansatte).
Den elektroniske arbeidsboken blir lagret på den ansattes personlige konto på Pensjonskassens nettside, samt på portalen for statlige tjenester. Nødvendig informasjon vil bli gitt i form av et utdrag. Det kan utstedes av pensjonsfondet, Multifunksjonelt senter for offentlige tjenester (MFC) eller den nåværende arbeidsgiveren. Et utdrag er gitt uten referanse til den ansattes bosted eller ansettelse.
Når en søker om et nytt arbeidssted, kan en borger utføre flere handlinger: motta et utdrag fra ovennevnte myndigheter, uavhengig sende data på e-post, eller lagre og gi dem på et digitalt medium. For de to siste metodene må du legge til en elektronisk signatur i dataene.
Fordelene med elektroniske arbeidsbøker inkluderer:
- Minimalisering av feil, unøyaktig eller bevisst unøyaktig informasjon;
- Rask tilgang til informasjon, samt omgående levering av den om nødvendig;
- Redusere kostnadene til arbeidstakeren og arbeidsgiveren for anskaffelse, vedlikehold og lagring av papirmedier om arbeidsaktiviteter;
- Muligheten for fjern ansettelse;
- Fjernregistrering av offentlige tjenester, fordeler, pensjoner, etc.
- Sikkerhet og sikkerhet for data på statsnivå.
Fordelene med det nye regnskapssystemet er unektelig, men denne innovasjonen har også ulemper. Dette gjelder først og fremst myndighetens kostnader for utvikling, implementering, støtte og beskyttelse av databasen. I utgangspunktet vil det også være behov for å overføre en enorm mengde data til borgernes arbeidsaktivitet fra papirmedier til systemet, noe som kan medføre både trivielle feil hos operatører og svikt i systemet. En annen hindring er mangelen på internettilgang i regionene, det samme gjelder avsidesliggende landsbyer og landsbyer.
Overgangsprosess
Det er planlagt å bytte til dette systemet i begynnelsen av 2021. Det vil være frivillig for de som allerede har erfaring på dette tidspunktet. Arbeidsgivere som skal få jobb for første gang fra januar 2021, vil arbeidsgivere bare starte en elektronisk versjon.
For ansatte som ønsker å fortsette å føre en papirarbeidsbok, er det nødvendig å sende inn en søknad i hvilken som helst form til HR-avdelingen innen utgangen av 2020. Da vil arbeidsgiveren føre poster både i elektronisk og papirform.
Hvis søknaden ikke sendes inn, vil papirarbeidsbøker bli overlevert til slike ansatte, og ytterligere endringer vil bare bli gjort i digitalt format.
