Til tross for overflod av kommunikasjonskanaler, er e-post fortsatt den mest pålitelige for forretningskontakter. Den åpenbare ulempen før verbal kontakt er at mottakeren bare kan ignorere brevet. For ikke å skrive inn i tomrommet, er det viktig å kjenne reglene for korrespondanse via e-post.
Temaet er hodet
Effektiviteten av elektronisk forretningskorrespondanse avhenger i stor grad av riktig tema. Etter å ha rullet gjennom listen over sendte meldinger, vil mottakeren sannsynligvis legge igjen et brev uten emne helt på slutten av arbeidsdagen, og foretrekke viktigere titler.
Emne i formatet "fra Alexander", "for Vitaly" og andre abstrakte overskrifter er bare passende hvis mottakeren venter på et brev og i en nylig samtale har blitt informert om den forestående sending av viktig informasjon. For alle andre tilfeller er slike emner uheldige. De gjenspeiler ikke årsaken til anken, essensen av brevet og viktigheten.
En veldefinert setning på 2-4 ord regnes som et godt tema. For eksempel: "Utkast til rapport for godkjenning", "Kommersielt tilbud fra LLC" Business-Trade "," Om levering av skifer "," Skifer. Forslag til behandling ".
Uansett formålet med anken, bør forfatteren av brevet være forsiktig med å vekke oppmerksomhet. Så, bemerker "Haster!", "Regissør personlig", "Viktig!" skal bare angis i emnelinjen i tilfeller der meldingen virkelig har en ekstrem grad av betydning, og ikke bare for avsenderen, men også for mottakeren. Hvis hvert brev fra den samme kontaktpersonen ledsages av uberettigede tegn på oppmerksomhet, vil mottakeren slutte å svare på dem, og i ekstreme tilfeller sende dem til svartelisten eller omdirigere til underordnede.
Anke
E-posten skal starte med en melding. Det er viktig å bruke mottakerens fulle navn og skrive dem uten feil. En oppmerksom adressat som la merke til en stavefeil i navnet hans, vil helt sikkert miste tilliten til forfatteren av anken og interessen for å fortsette dialogen.
For å forhindre at dette skjer, selv med massesending, bør du ikke forsømme å lese teksten i følgebrevet før du sender det. Feil kan ofte skjule seg i tilfelle slutter når du adresserer, skriver komplekse etternavn. Uansett status for mottakeren, er det riktigere å søke etter navn og patronym, hvis de ikke er kjent, er det tillatt å bruke tradisjonelt nøytrale konstruksjoner: "God ettermiddag", "Hei". Hvis forfatteren og mottakeren av brevet bor i forskjellige tidssoner, er følgende anke tillatt: "God dag", "God time".
Setter pris på din egen og andres tid
E-posten skal være kort, klar og blottet for irriterende eller unødvendige detaljer. Denne kvaliteten er spesielt viktig i tilfeller der elektronisk korrespondanse fungerer som begynnelsen på forretningssamarbeid, og ikke videreføring.
I første ledd i anken må forfatteren presentere seg hvis korrespondansen ikke tidligere ble ført eller ble avbrutt for lenge siden. Den optimale utformingen for dette er den tradisjonelle setningen: “Du er bekymret for Vasily Kuznetsov, en ansatt i Business Trade. Jeg vil fortsette samtalen vår om behandling av forslaget om levering av en kanal”.
Videre bør selve tilbudet presenteres så kortfattet som mulig, og som en utvidet informasjonskilde bør et kommersielt tilbud legges ved brevet.
Alle komplette tanker i en setning skal logisk deles inn i avsnitt, lister skal legges inn, fet utheving og understreking skal brukes på riktig måte, noe som forbedrer leserens oppfatning av informasjon og reduserer tiden til å fordype seg i emnet. Vanligvis inneholder en e-post sjelden mer enn 3-5 avsnitt.
Endelig konstruksjon
Det er rimelig å avslutte e-post med en bedrift farvel i stilen: "Med beste ønsker, …", "Vennlig hilsen deg, …" osv. Men med avskjedsord som "Alltid din, …", bør du være så forsiktig som mulig, siden uformell tone og overdreven konvergens kan være tvetydig for mottakeren.
Underskriften må ledsages av kontaktdetaljer. Det er viktig å oppgi telefonnummer, faks, den offisielle nettsiden til organisasjonen som er representert, samt en reserve-e-postadresse, fordi mottakeren ser kontaktadressen i selve brevet.
Tanker som dukker opp under utarbeidelsen av et dokument, bør ikke formaliseres i et etterskrift. Som du vet, er et slikt uttrykk for forsinkede ideer for skriving bare passende i personlig korrespondanse. Og elektronisk skriving lar deg når som helst endre tekstinnholdet i anken. Brukes i brev P. S. kan bli oppfattet negativt av mottakeren, som ikke uten grunn kan tro at adressaten tok seg tid til å harmonisk inkludere tilleggsinformasjon i brevet og bestemte seg for å begrense seg til et raskt etterskrift.
