Etikette er et mangesidig begrep, det er atferdsregler i samfunnet, ved bordet eller på offentlige steder. Det er også noe som heter forretningsetikette, spesielt forretningsskrivetikette. Omdømmet til selskapet avhenger i stor grad av hvordan korrespondansen med kunder, ansatte og partnere foregår.
Generelle regler for korrespondanse
Skriftlig tale er veldig forskjellig fra muntlig, spesielt forretningskorrespondanse. Moderne virkeligheter er slik at skriving i økende grad menes en e-postmelding, snarere enn en melding på papir.
Når det gjelder forretningsforhandlinger med partnere, om e-poster som er relatert til forretningsøyeblikk, er e-post det beste alternativet for overføring av informasjon. Imidlertid blir invitasjon, takk eller gratulasjonsbrev skrevet på papir.
Det regnes som god praksis å bruke kvalitetspapir, og helst brevpapir med organisasjonens logo. Det er bedre å levere viktige brev eller invitasjoner til spesielle arrangementer med bud eller anbefalt post. Meldingen på vakkert papir av høy kvalitet ser solid ut og hever selskapets vurdering.
I forretningskorrespondanse er korrekthet, leseferdighet og nøyaktighet i meldingen viktig. Overdreven følelsesmessighet, fortrolighet, støtende kommentarer, samt lengden og uklarheten til presentasjonen er ikke tillatt.
Det er viktig å strukturere teksten, plassere aksenter og skilletegn riktig, slik at mottakeren er veldig tydelig på hva bokstaven egentlig handler om.
Når det gjelder kommunikasjonsstilen, er det bedre å unngå floride setninger, komplekse setninger på flere nivåer og unødvendige ord. Overfloden av profesjonelle klisjeer i forretningskorrespondanse er tillatt.
For klarhetens skyld kan du legge til diagrammer, diagrammer eller tabeller i teksten.
Det er uakseptabelt å bruke uttrykksikoner og bilder i forretningskorrespondanse. Husk å sjekke teksten for feil og skrivefeil før du sender den.
Regler for utforming av forretningsbrev
Et velskrevet forretningsbrev må ha en klar struktur. Det er ingen standard, men det er generelle designregler.
Et forretningsbrev består av en overskrift, hilsen, innhold (basis), farvel, signatur og detaljer om den sendende organisasjonen.
"Overskriften" på brevet inneholder vanligvis navnet på organisasjonen, logo, adresse og kontakter for kommunikasjon (telefon, e-post, faks).
Også type aktivitet i selskapet og navn på ledere kan staves ut i overskriften.
Hetten er oftest trykket midt på arket, noen ganger er det lov å være plassert i øvre hjørne.
Et anerkjent selskap bør ha sitt eget brevpapir. Også e-post skal ha skjemaer, dette gir organisasjonen soliditet.
I velkomstdelen kan du skrive "God ettermiddag" eller "Hei" hvis meldingen ikke er av streng mellommenneskelig karakter. I et tydelig forretningsbrev, varsel eller annen forretningsdokumentasjon vil det være mer hensiktsmessig å umiddelbart adressere adressaten med navn og patronym.
Det viktigste i virksomhetskorrespondanse er hovedinnholdet i brevet - grunnlaget.
Denne delen har den høyeste informasjonsmengden, det er i den formålet med anken avsløres.
Det kan være flere grunner til å kontakte, henholdsvis bør presentasjonen av hvert aspekt begynne med et eget avsnitt. Å strukturere hoveddelen av brevet er nødvendig for å skille temaer og bedre forstå informasjonen.
Eksempler på paragrafering inkluderer følgende setninger: "vi ber deg", "informer", "tilbud for vurdering" og andre.
Det er verdt å huske at det også er en struktur innenfor aspektene.
Avsenderen av et forretningsbrev må begrunne forespørselens relevans, avsløre hovedinnholdet og beskrive det forventede resultatet i tilfelle et positivt svar.
Direkte taleformler brukes sjelden i forretningsbrev. Hovedformålet med den endelige frasen er å uttrykke respekt for adressaten og den vanlige hyllesten til høflighet. Eksempler på avsluttende setninger: "beste ønsker", "hilsen", "takk på forhånd for svaret" og andre.
En personlig signatur må være på slutten av brevet. Etternavnet, initialene og posisjonen til avsenderen er vanligvis angitt, samt kontaktnummer.
Store selskaper bruker elektroniske signaturer. Dette er en spesiell fil med en tekstsignatur som automatisk festes på slutten av hver bokstav. En elektronisk signatur bør ikke overstige fem til seks linjer og overstige sytti tegn.
Denne designstrukturen gjelder også salgsfremmende brev, følgebrev og takkebrev, samt merknader, uttalelser, krav og advarsler.
Når du sender en stor mengde informasjon, skrives en kort støtte i brevet, og hovedpakken er tegnet som et eget vedlegg. Hvis vedlegget "veier" mye, bør du advare mottakeren om dette i følgebrevet i etterskriftet.
Svar på et forretningsbrev
I henhold til reglene for forretningsetikett skal svar på et brev ikke utsettes i mer enn to til tre dager. Hvis det kreves en lengre periode for et svar på grunn av en rekke objektive årsaker, varsle avsenderen om det, dette anses som god form og gir selskapet troverdighet.
Husk det viktigste - du må svare på alle e-postmeldinger, bortsett fra åpenbar spam.
Når du svarer på forretningsbrev, brukes ofte standard taleformler:
- "Vi angrer på å informere deg …";
- "Takk for …";
- "Vi inviterer deg med glede …";
- "Vi minner deg om …";
- "I samsvar med forespørselen din informerer vi …" og andre.
For enkelhets skyld kan du opprette en egen fil med lignende talemønstre. Når du vender deg mot blanke, vil du i stor grad legge til rette for og øke hastigheten på skrivingen av forretningsbrev.
Hvis brevet er viktig, og du må vite med sikkerhet at det er levert til adressaten, kan du bestille levering med bud eller utstede et anbefalt brev (russisk post). E-post har en "Mottatt varsel" -funksjon som automatisk sender deg en bekreftelse på at meldingen din har blitt vist.
Hvis det ikke er noe svar på brevet, ifølge etiketten, kan du ringe en ekstra samtale for å avklare situasjonen med korrespondansen.
Typer virksomhetskorrespondanse
I utgangspunktet er det to typer forretningskorrespondanse: internt og eksternt. Ekstern korrespondanse er korrespondanse sendt til en tredjepartsmottaker, mens intern korrespondanse brukes innenfor grensene til ett firma.
Forretningsbrev, i henhold til deres tiltenkte formål, er delt inn i: applikasjoner, nyhetsbrev, annonser, henvendelser, anbefalinger, forslag, påminnelser, krav, invitasjoner og andre.
Brev - en melding inneholder informasjon som adressaten trenger for å utføre oppgaver innenfor rammen av en felles sak. Slik informasjon er relevant og viktig for både mottaker og avsender.
Søknad - en type virksomhetskorrespondanse som innebærer å sende en forespørsel for å skaffe informasjon eller tjenester. For eksempel en søknad om deltakelse i et arrangement.
Forespørsel - en skriftlig forespørsel om å få informasjon av interesse. Forespørselen kan være formell og bindende.
Et tilbudsbrev tilbyr vanligvis samarbeid eller spesifikke tjenester og kommersielle forslag. Vanligvis blir slike brev sendt til flere adresser samtidig; massepost kan brukes.
Invitasjon - et individuelt invitasjonsbrev til et møte eller en festbegivenhet. Ved utformingen av slik korrespondanse er bruk av spesielle høytidsskjemaer eller postkort tillatt. Det viktigste er å tydelig stave ut navnet på arrangementet, adresse, tidspunkt og sted for møtet.
Et påminnelsesbrev er en melding om oppfyllelse av eventuelle forpliktelser: tilbakebetaling av gjeld, levering av en rapport, en påminnelse om et møte og andre.
Hvis en av partene ikke oppfylte kontraktsbetingelsene eller brøt avtalen, kan skadelidte sende et krav. Et særtrekk ved brevet - krav - er tilstedeværelsen av en detaljert beskrivelse av de krenkede forholdene, informasjon om vurderingen av skade, krav om erstatning for tap eller eliminering av det identifiserte bruddet. Ofte suppleres denne korrespondansen med kopier av dokumenter, fotografier og akseptbevis.
I anbefalingsbrev blir en tredjepart eller et selskap vurdert og deres egenskaper er gitt. Slike meldinger er oftest vanlige når man søker om en ny stilling.
Funksjoner av forretnings-e-post
I dag sendes en stor prosentandel forretningsbrev via e-post, så reglene for forretningsetikett formulerer også krav til gjennomføring av elektronisk forretningskommunikasjon.
Les avsenderens adresse nøye. Du bør bli varslet av meldinger med lignende postboksadresser: "cupercat" eller "mini - bikini". I tillegg til vanlig spam, kan meldinger fra slike adresser inneholde virus.
Hold alltid emnelinjen kort og poenget.
Etikette tillater å sitere den originale meldingen slik at mottakeren umiddelbart kan forstå hva som står på spill.
Det er tillatt å feste tilleggsmateriale i vedlegget.
Å kjenne og anvende regler for etikette innen forretningskommunikasjon hjelper avsenderen til å oppnå et godt omdømme og tiltrekke seg nye partnere.
