I prosessen med å arbeide og utarbeide dokumenter tildeles godkjenningen en viktig rolle, som kan være intern, der dokumenter er godkjent av avdelinger i organisasjonen selv eller eksternt, assosiert med godkjenning av dokumenter fra andre institusjoner. Et juridisk korrekt avtalt dokument gir rett til å iverksette tiltak som følger av lover, normer og regler. Dokumenter som har bestått godkjenningsprosedyren er forseglet eller stemplet.
Bruksanvisning
Trinn 1
Arbeid som ansatt i en organisasjon, hvis ansvarsområde inkluderer intern og ekstern godkjenning av dokumenter, er det nødvendig å ha klar informasjon om hvilke avdelinger i selskapet som er ansvarlige for godkjenningen.
Steg 2
Lag en liste over dokumenter som må godkjennes i løpet av hele arbeidsperioden. Vær tydelig om avdelingene som er ansvarlige for godkjenningen. Lag en tabell som viser hvilke typer dokumenter som er underlagt obligatorisk godkjenning, avdelinger som er ansvarlige for utførelsen av dette arbeidet, stillinger, etternavn, navn, patronymics til ansatte, deres telefoner og e-postadresser.
Trinn 3
Bestem deg for dokumentet som må godkjennes. Lag en plan som angir rekkefølgen du kontakter avdelingene i organisasjonen din. Finn ut fristene for fullføring av arbeidet ved å snakke med hver ansatt i alle divisjoner i selskapet som er ansvarlig for godkjenning av dokumentet.
Trinn 4
Vær nøye med vilkårene for godkjenning av dokumentet, svar raskt på eventuelle endringer som er gjort av det av en ansatt ved avdelingen. Hvis du er i tvil om endringene i dokumentet, må du konsultere spesialistene i organisasjonen og avklare alle nyanser. Dette vil bidra til å redusere godkjenningstiden i fremtiden, og vil tillate deg å lovlig tegne dokumentet riktig.
Trinn 5
Etter å ha bestått godkjenningsprosedyren, legges det visum på hver avdeling i organisasjonen. Det kan være et avdelingsstempel eller et “Godkjent” -stempel med angivelse av arbeidstakers posisjon, navn og signatur. Forsikre deg om at hver ansatt som er ansvarlig for godkjenning av dokumentet, signerer det riktig. Ellers blir det ikke signert av organisasjonssjefen.
Trinn 6
Den siste lenken for å godkjenne dokumentet er lederen for foretaket. Dokumentet anses å være lovlig avtalt bare hvis det er signert av ledelsen, ansatte i alle avdelinger, selskapets segl eller stempel.
Trinn 7
Når ekstern koordinering av dokumenter som krever godkjenning fra forskjellige institusjoner, sjekk ut listen over organisasjoner du må søke på. Finn ut detaljert informasjon om avdelingene, deres ansatte involvert i koordinering. Ring dem eller send en e-post med spesifisering av ønsket dokumentliste. Enig om en møtetid.
Trinn 8
Lag en liste over spørsmål knyttet til tidspunktet for godkjenning og prosedyren for å gjøre endringer for den ansatte ved institusjonen som er involvert i ekstern godkjenning av dokumenter. Foreta en offisiell uttalelse i foreskrevet form, med angivelse av listen over dokumenter som skal avtales. Kontroller tidspunktet for godkjenning av dokumenter og korrektheten av utførelsen.
