De fleste organisasjoner har dokumenter lagret i flere tiår. For å forhindre at verdipapirene dine går tapt eller rynker, kan du arkivere dem i plast- eller hardboardmapper. Før du gjør dette, må du tilordne sitt eget nummer til hver kontrakt. Dette vil gjøre det lettere å finne det når det er nødvendig.
Bruksanvisning
Trinn 1
For å enkelt finne riktig kontrakt, lag en regnskapsbok. Ta en tykk firkantet notatbok. Nummer det første arket. Gi sikkerheten et nummer og skriv det ned i denne journalen. Nummeret kan bare bestå av tall, for eksempel 345. Eller ha bokstaver - 123-ID. I tillegg til det, skriv inn datoen da kontrakten ble inngått. Linjen i journalen skal se slik ut: 1. Kontrakt nr. 345-Id datert 23.3.2011. I notatene angir du essensen av transaksjonen, hvis det kreves av dokumentasjonen.
Steg 2
Når det er mer enn en juridisk enhet i organisasjonen, må du utarbeide en egen kontraktsjournal for hver. Bruk konvensjonelle symboler for betegnelse. Skriv for eksempel ned dokumentene til LLC "Three Bears" som 456-TM. Og merk kontraktene fra OJSC "Wolf and Little Red Riding Hood" 876-VKSH. Tallene skal stå i notatbøkene i rekkefølge, slik at det ikke blir forvirring.
Trinn 3
Selv om hver divisjon i selskapet er engasjert i utførelse og godkjenning av dokumenter, bør det være en bok med regnskapsføring av kontrakter. Ellers vil antall dokumenter bli gjentatt, noe som vil føre til splid i virksomheten til selskapet. Be sekretæren eller kontorsjefen om å føre denne journal. Ikke gi de ansatte segl eller signer med administrerende direktør før det er tildelt et identifikasjonsnummer.
