Fremgangsmåten for utstedelse av ordrer for bedriften er etablert av instruksjonene for kontorarbeid. Samtidig oppbevares regnskapet og lagringen av disse dokumentene i en spesiell ordreregistreringsbok, som må være tilstede i alle organisasjoner.
Bruksanvisning
Trinn 1
Lag et register over ordrer. I store bedrifter gjøres dette av en egen kontorist; små selskaper utpeker en ansvarlig person for disse formålene. Du kan bruke både det godkjente skjemaet i registreringsboken, og utviklet uavhengig.
Steg 2
Lag omslaget til ordreloggboken. Den skal være laget av tett materiale slik at bestillingsarkene ikke rynker under lagring. Det skal bemerkes at disse dokumentene må oppbevares i bedriften i minst 5 år.
Trinn 3
Skriv på omslaget navnet på virksomheten, tittelen på boken og perioden. Avhengig av hyppigheten av utstedelse av ordrer i organisasjonen, kan registreringsloggen beregnes for en måned, et kvartal eller et år. Baksiden av omslaget inneholder informasjon om personen som er ansvarlig for vedlikehold og lagring av dokumentet.
Trinn 4
Velg en av måtene å lagre bestillinger på i registreringsboken. De kan limes i en bok eller settes inn med et bindemiddel. Det andre alternativet er å foretrekke i tilfelle du trenger å få en av bestillingene og lage en kopi av den. Alle bestillinger må ordnes i kronologisk rekkefølge. Noen virksomheter legger igjen reservenumre som kan være nødvendige for å behandle ordrer med tilbakevirkende kraft. Denne metoden er imidlertid ulovlig, så du bør ikke misbruke den.
Trinn 5
Utvikle et felles skjema for bedriftsordrer. Som regel er dette et brevpapir, i hvilken den øvre delen det er forhåndsforberedte detaljer om virksomheten: navn, adresse og registreringsinformasjon.
Trinn 6
Gi ordren. Skriv inn nummeret og datoen for kompilering. Etter det, kom med en tittel som kort skal svare på spørsmålet "om hva?" Hovedteksten består av en redegjørelse for grunnlaget for bestillingen og den administrative delen. På slutten blir signaturen til hodet eller annen autorisert person satt.
Trinn 7
Etter det blir ordren trukket opp i ordreregistreringsboken. Hvis dokumentet berører de ansatte i virksomheten, for eksempel, dannes en kommisjon, så disse personene bør merke seg at de har lest ordren og lagt sin signatur.
