I alle organisasjoner, til og med en liten, utstedes og lagres mange forskjellige ordrer og ordrer. Hvis alle av dem er registrert og arkivert i en ting, vil det før eller siden føre til forvirring. Og representantene for inspeksjonsorganene vil neppe godkjenne slik journalføring.
Bruksanvisning
Trinn 1
For å kunne dele ordrene som er utstedt på bedriften, må du la deg lede av følgende dokumenter:
- godkjent av Rosarkhiv "Listen over typiske styringsdokumenter generert i organisasjonens aktiviteter, som indikerer lagringstiden";
- instruksjoner for kontorarbeid (utviklet av styrende organ).
Basert på disse dokumentene, bør det utvikles en nomenklatur over saker i hvert foretak. Basert på den er ordrer, instruksjoner og andre dokumenter delt.
Avhengig av størrelsen på bedriften og dens struktur, kan den utviklede nomenklaturen for saker deles inn i avdelinger med angivelse av bokstavkoden, eller den kan være generell.
Uansett er alle ordrer på bedriften betinget delt inn i ordrer på hovedaktiviteter og økonomiske aktiviteter og ordrer på personell.
Steg 2
Bestillinger for de viktigste og økonomiske aktivitetene blir som regel holdt av sekretæren (med mindre annet er spesifisert i en egen ordre). Han er også ansvarlig for å registrere, lagre og arkivere disse ordrene.
Dokumentene er forskjellige når det gjelder lagringstid. Bestillinger for hovedaktiviteten til bedriften (for organisasjonsstrukturen, for godkjenning av bemanningstabellen, for å gjøre endringer i den osv.) Har lagringslinjer - hele tiden. På slutten av kalenderåret overleveres de til bedriftens arkiv.
Bestillinger om økonomiske og operasjonelle spørsmål lagres i 5 år. De nummereres fortløpende uten brev. Hvis volumet på ordrer som er utstedt i bedriften er stort, blir de i løpet av året delt inn i volumer. Etter utløpet av lagringsperioden blir de ødelagt med registreringen av den tilsvarende handlingen.
Trinn 3
Ordrer for personell blir utarbeidet og lagret i personaladministrasjonsavdelingen i bedriften. De har også forskjellig holdbarhet.
En egen sak er pålegg om opptak, oppsigelse og overføring med en lagringsperiode på 75 år. Her arkiveres også endringer på etternavn, langsiktig forretningsreise, langsiktig midlertidig overføring av ansatte osv. Disse dokumentene er registrert i journalen, har kontinuerlig nummerering og bokstaver (oftest "ls", "k"). På slutten av året blir slike bestillinger sydd i en mappe sammen med registreringsloggen og overlevert til arkivet.
Trinn 4
Bestillinger for ferier (vanlig, uten lønn osv.), Kortsiktige forretningsreiser og overføringer er satt opp i en egen fil, de lagres i 5 år. En bokstav legges til ordrenummereringen (for eksempel "o" eller avdelingskode).
Bestillinger for henting har samme lagringsperiode. Det anbefales imidlertid å oppbevare dem separat, som de er ledsaget av analysemateriell (forklarende notater, referater, varsler og vedtak fra fagkomiteen osv.).
Etter utløpet av lagringsperioden blir disse bestillingene ødelagt.
Trinn 5
Det anbefales også å holde kampanjebestillingene separat (lagringsperiode - 75 år). I et eget tilfelle blir det gitt ordre om markedsføring av både egen virksomhet og deres overordnede. Saken arkiveres i arkivet etter hvert som den dannes.
