Hvis du må organisere og gjennomføre et forretningsmøte, husk: suksessen til arrangementet avhenger i stor grad av kvalitetsforberedelse. Ikke overse noen detaljer, og møtet ditt vil være på topp.
Bruksanvisning
Trinn 1
Sett opp en dato for forretningsmøtet ditt. Gi beskjed til alle deltakerne på forhånd. Avhengig av formatet på arrangementet og hvem du holder et forretningsmøte med, kan det være en muntlig invitasjon, telefon, e-post eller forretningsbrev. Det anbefales å sende ut en agenda til alle, med utpekte saker for diskusjon, hovedtalere, vedtekter og referansemateriell. Hvis deltakerne er mer forberedt, vil diskusjonen om forretningsspørsmål være mer effektiv.
Steg 2
Tenk på det mest praktiske stedet for forretningsmøtet ditt. En passende plass kan være et selskapets eget konferanserom eller et møterom. Det er verdt å sørge for at ingen av kollegene dine søker om et nytt møte samtidig. Et leid konferanserom er også et rimelig og ganske praktisk alternativ. Denne tjenesten tilbys av hoteller og hoteller, forretningssentre, utdanningsinstitusjoner.
Trinn 3
Noen ganger holdes forretningsmøter på kafeer eller restauranter. Dette alternativet er passende når antall deltakere er lite. Hvis du vil kombinere forhandlinger med lunsj eller frokost eller ha en forretningsmiddag, må du reservere bord på forhånd. Stedet skal ikke være støyende, ellers vil det være vanskelig å diskutere forretningsspørsmål. Det er også uønsket å velge ekstravagante og eksotiske alternativer, din smak faller kanskje ikke sammen med preferansen til andre deltakere. Derfor er det bedre å velge et klassisk etablissement eller sørge for at partnerne dine deler lidenskapene dine fullt ut.
Trinn 4
Forbered og teste maskinvaren. Projektor, mikrofon, telefon- og videoutstyr - juster og konfigurer alt på forhånd. Teknikker har en tendens til å bryte ned og stenge i det mest uhensiktsmessige øyeblikket.
Trinn 5
Beregn om det er nok stoler for alle deltakerne. Forsikre deg om at rommet ikke er for tett eller for kaldt. Ikke glem å skrive materiale - du bør gi alle penn og papir. Spre utdelingen. Lag og plasser navneskilt med navn på deltakerne, om nødvendig.
Trinn 6
Hvis møtet er langt, kan det hende du trenger en kaffepause eller lunsjpause. I alle fall, ta vare på vannet - en flaske vann og et glass ved siden av hver deltaker er et godt alternativ.
