Overføring av eventuelle dokumenter til arkivet er regulert av føderal lov nr. 125-F3 "Om arkivsaker i Russland". Dokumenter må utarbeides, beskrives, arkiveres og nummereres. Dette må gjøres innen 12 måneder fra datoen da saken ble avsluttet.
Nødvendig
- - mappe;
- - bindemiddel;
- - en enkel blyant;
- - dokumentar inventar;
- - overføre inventar.
Bruksanvisning
Trinn 1
For å overføre dokumenter til arkivet, ordne dem i rekkefølge. Hekkingsrekkefølgen må være i kronologisk rekkefølge. For eksempel, hvis du henviser til en straffesak, vil den første siden være en kopi av rettskjennelsen, den andre vil være den foreløpige avgjørelsen, og det følgende vil være etterforskningen av saken, fra den er ferdig. Hvis du overfører dokumenter fra personalavdelingen til arkivet, er det første arket en søknad om avskjed, det andre er en oppsigelsesordre, den tredje er alle dokumenter i rekkefølge etter dato fra slutten.
Steg 2
Nummer alle arkene som begynner med nummer én i rekkefølgen av oppsettet. Gjør nummereringen med en enkel blyant, men tydelig. Lag en oversikt over dokumentene, til slutt skriver du hvor mange tall og sider du har, legg din signatur, datoen inventaret ble samlet, organisasjonens segl, hodets signatur.
Trinn 3
Fest alle arkene med et bindemiddel, fest et inventar på toppen. I boksen legger du bokstavkoden med etternavnet til innbyggeren du overfører saken og året for overføring av dokumenter til arkivet. Året skal være det samme som saken avsluttet.
Trinn 4
Lag en egen mappe for hvert tilfelle, eller legg alle sakene på ett år i en stor mappe og lag en generell inskripsjon på koden og bokstavkoden, det vil si bare tilfellene til de borgere hvis etternavn begynner med samme bokstav. settes i en mappe. Men hvis du fyller ut et antall dokumenter i en stor mappe, bør antallet vanlige ark ikke være mer enn 250.
Trinn 5
Før du overfører saker til arkivet, må du lage en overføringsbeholdning. Den første kolonnen i varelageret er ment for å legge inn serienumrene til alle tilfeller, den andre for indekser i nomenklaturen. I tredje kolonne skriver du inn navnet på alle overskriftene, i den fjerde - datoen for overføring, i den femte - antall ark, i den sjette - de etablerte lagringsperioder for saken i arkivet, i den syvende kolonnen, skriv inn alle tillegg og notater. Oftest fylles den syvende kolonnen ut hvis det av en eller annen grunn mangler ark i dokumentene, eller hvis du umiddelbart feilaktig la dem inn i dokumentasjonsbeholdningen og gjorde endringer.
