Et stort og eget område for arkivarbeid anses å være de spørsmålene som gjelder utarbeidelse av dokumenter for levering til arkivet til organisasjonen. Det er derfor de fortjener seriøs oppmerksomhet, siden det i denne fasen av arbeidet med dokumenter ofte blir gjort forskjellige metodiske og praktiske feil, som i fremtiden kan forårsake negative konsekvenser i arkivets arbeid.
Bruksanvisning
Trinn 1
Alt arbeid relatert til overføring av dokumenter til arkivet, inkludert personalpapirer, er vanligvis delt inn i følgende trinn: - først og fremst er det nødvendig å utføre dannelsen av dokumenter i den nåværende produksjonen og etter at den er fullført;
- etter dannelsen av saker, må de utarbeides i samsvar med alle de etablerte reglene;
- gjennomfør deretter en verdiundersøkelse og forbered deg på arkivering;
- foreta en oversikt over alle dokumenter som er overført til organisasjonens arkiv;
- på siste trinn, overfør de offisielle papirene til organisasjonen.
Steg 2
Først bør du utføre riktig dannelse av dokumenter relatert til personell i visse komplekser, det vil si i tilfeller. I spesielle mapper bør slike offisielle papirer dannes som bestillinger for ulike aspekter av virksomhetens ansatte, for personell som har forskjellige tidsrammer for lagring. Dette stadiet må gjennomføres, fordi en del av ordrene som gjelder personell, utelukkende er viet til gyldige spørsmål som berører arbeidsstedet, samt bonuser til ansatte og flytting til en arbeidsstilling. Denne typen papir må lagres i arkivet til bedriften i minst syttifem år. Samtidig gjenspeiler de fleste bestillingene som vedrører sammensetningen av det personlige de operasjonelle spørsmålene til selskapets ansatte: bestillinger på forretningsreiser, på vakt, ferier og så videre. Slike dokumenter bør oppbevares i fem år. For å gjøre det lettere å søke og legge til rette for arbeid i forskjellige tilfeller, bør det dannes papirer i en femårsperiode og en syttifemårsperiode.
Trinn 3
Det er nødvendig å forme personlige kontoer til ansatte i virksomheten og alle ansatte, som er relatert til data om lønn strengt i alfabetisk rekkefølge. Alle papirer i personlige mapper skal ordnes bare i kronologisk rekkefølge i henhold til datoen for mottakelsen. Det er også nødvendig for alle papirer i mappen å lage en arkivoversikt som inneholder detaljer som: - navnet på papiret;
- serienummeret på papiret som er inkludert i varelageret;
- antall ark i dokumentet;
- dato og nummer på dokumentet (om nødvendig);
- en oversiktsregistrering av antall ark som er inkludert i den personlige filen;
- Merk.
