Registrering av dokumenter for innlevering til arkivet gjennomføres etter årets slutt. Dermed utarbeides dokumenter for lagring i forbindelse med de etablerte reglene. Avhengig av lagringstid, samt verdien av dokumentene, blir sakene fullført eller i henhold til et forenklet system.
Bruksanvisning
Trinn 1
Lag en liste over saker for midlertidig lagring (inntil 10 år inkludert). Sjekk riktigheten av sakens dannelse (om det er dokumenter med permanent lagringsperiode). Legg sakene i mappene, de skal systematiseres i henhold til sakens nomenklatur, og de trenger ikke nummereres. Saker overleveres til arkivet i henhold til sakens nomenklatur.
Steg 2
For langvarige lagringssaker (over 10 år) utføres følgende:
1. Innbinding av saken (hemmed i en hard mappe eller omslag med sterk tråd i fire hull eller kan bindes).
2. Nummerering av ark (utført med en svart grafitt blyant i øvre høyre hjørne, uten å berøre teksten i dokumentet).
3. Utarbeide en sertifiseringsinnskrift (angi hvor mange ark som er hemmed, om det er noen skader, tegn og dato).
4. Utarbeide en intern oversikt over dokumenter (for saker med spesielt verdifulle dokumenter, personlige, rettslige og etterforskende saker osv.). På slutten av lageret, angi antall dokumenter i saken og antall ark i beholdningen.
5. Registrering av alle detaljene i dekselet til saken (institusjonens navn, strukturelle enhet, saksbehandler, sakens tittel, sakens holdbarhet.
Trinn 3
Lag en oversikt over dokumenter med permanent eller langvarig lagring. Den skal inneholde det enkelte saksnummer, samt opplyse om innhold og sammensetning i saksoverskriften. Inventaren må også angi lagringstiden for saken. Angi antall saker og antall første og siste saker, sign og dato. Det utarbeides en egen oversikt for personalsaker.
Trinn 4
Send de forberedte filene til arkivet. Arkivansvarlig i ditt nærvær vil kontrollere antall saker i henhold til nomenklaturen eller inventar, utføre en bekreftelsesinnskrift, merke antall manglende saker, angi dato for aksept og overføring av saker. Beholdningen bekreftes av signaturene til personene som utførte overføring og aksept av saker.
