I en travel arbeidsplan kan det være vanskelig å hente ut tid ikke bare til lunsj, men også for en fem minutters pusterom. Arbeid i en nødmodus fører ikke bare til fysisk utmattelse. Psykologisk ubehag bygger seg opp, noe som kan forårsake depresjon. Derfor er det nødvendig å kompetent organisere arbeidsdagen for å klare å utføre oppgaver uten hyperinnsats.
Time Management Matrix - Hvordan bygge den
Den mest populære måten å optimalisere arbeidstiden på er Eisenhower Matrix. Dette er det første som læres å gjøre opp i tidsstyringstrening. I en enkel firecelletabell blir oppgaver skrevet, delt på prioritet. I øvre venstre firkant - presserende og viktig. Dette inkluderer løsningen av akutte krisearbeidsmomenter, presserende oppgaver, prosjekter der fristene nærmer seg. Øverst til høyre - viktige, men ikke så presserende saker. Dette er å planlegge nye prosjekter, evaluere effektiviteten til fullførte, aktuelle hverdagsoppgaver, identifisere nye aktivitetsområder. Nedre venstre celle - oppgaver som er mindre viktige, men haster. Dette inkluderer telefonsamtaler, noen møter, vurdering av presserende materiell, sosiale aktiviteter. Og den siste, nederste høyre celle - saker som ikke er viktige og ikke haster. Dette er rutinearbeid, noen samtaler, underholdning.
Den mest effektive arbeidsdagen anses å være den der øvre høyre firkant fylles maksimalt - med saker som er viktige, men ikke presserende. Dette betyr at det er tid til å fullføre alle tildelte oppgaver, alt går etter planen, ingen nødsituasjoner er forutsett. Hvis den øvre venstre firkanten er full, betyr det at mange oppgaver er utsatt "til senere", og nå må du rydde opp i den akkumulerte haugen av presserende og veldig viktige saker. Samtidig akkumuleres ting som er viktige, men ikke presserende, som også må gjøres, men det er ikke tid til dette. Og etter at nødsituasjonen er fullført, dannes den neste på grunn av at de tidligere ikke presserende sakene for lenge siden har nærmet seg fristene for gjennomføring.
For å forhindre en slik utvikling av hendelser, er det nødvendig å kompilere Eisenhower-matrisen regelmessig, og ikke bare på en arbeidsdag. De mest effektive lederne gjør dette flere ganger. På slutten av måneden - den neste, distribuere hovedoppgavene til cellene. På slutten av uken - den neste, spred det nåværende arbeidet på rutene og gjør justeringer. Og før slutten av arbeidsdagen - den neste, utarbeide en plan for primære forhold. En slik ansvarsfordeling vil ta fem til ti minutter, og vil tillate deg å ikke rakke hjernen din over hvilke ting du skal gjøre først og hvilke - senere.
Konstant knusing - hva skal jeg gjøre?
Hvis ting hoper seg opp og akkumuleres, og åtte timer med arbeideren ikke er nok til å utføre alle oppgavene, er det verdt å vurdere å delegere myndighet. Kanskje er det satt for mange oppgaver som ikke kan håndteres av en ansatt. Denne situasjonen er verdt å avklare for ledelsen. For å gjøre dette må du lage en oppgaveliste med underelementer - hva du må gjøre for å fullføre oppgaven. Enda bedre, planlegg tiden du bruker. Dette vil tydelig vise sjefen at det er urealistisk å takle hele arbeidsvolumet for en person. I dette tilfellet kan en del av oppgavene fjernes fra lederen og overføres til en annen ansatt.
