Alle organisasjonsdokumenter må være riktig lagret. Et tydelig system lar deg øyeblikkelig finne riktig papir. Noen typer dokumenter har egne lagringsregler, for eksempel for bestillinger.
Nødvendig
mapper, esker, papir, datamaskin
Bruksanvisning
Trinn 1
Opprett en ordrelogg der alle bestillinger for organisasjonen blir registrert. Journalen må nødvendigvis være bundet og nummerert, noe som ekskluderer etterskrift eller sletting av sider.
Steg 2
Journalen må inneholde visse kolonner. Det omtrentlige innholdet i kolonnene kan være som følger: en kolonne der nummeret på oppføringen er angitt i rekkefølge, kolonnen med datoen for bestillingen, kolonnen med et sammendrag av ordren, kolonnen med ordrenummeret, kolonne der den ansatte setter et preg på å bli kjent med denne ordren. I tillegg kan det legges til en kolonne som angir plasseringen til bestillingen (mapper eller boks).
Trinn 3
Alle bestillinger skal sorteres i mapper: bestillinger for opptak og oppsigelse av ansatte (personalordrer), bestillinger som gjenspeiler ansattes insentiver, sending av dem på forretningsreiser og ferier, bestillinger som gjenspeiler organisasjonens hovedaktiviteter. Hvis ordrer har utmerkede lagringsperioder, opprettes egne mapper for dem.
Trinn 4
Ordrenes lagringssystem må være tydelig, systematisert og sikre kontinuiteten til numrene som er tildelt ordrene. Dette gjelder spesielt når ordren trekkes tilbake for arbeid. Det anbefales at du tar en kopi av den beslaglagte ordren for å unngå forvirring.
Trinn 5
Alle bestillinger må skrives ut på organisasjonens brevpapir. I dette tilfellet er ikke forseglingen på bestillingen nødvendig. Hvis bestillingen er skrevet ut på et vanlig papirark, må organisasjonens forsegling være på den.
Trinn 6
Hvis bedriften har vedtatt et elektronisk system for lagring av ordrer, må det være enhetlig i hele organisasjonen. Ansatte som har rett til å sette sin signatur på disse dokumentene, må ha tilgang til elektroniske bestillinger. Det er veldig praktisk i dette tilfellet å bruke EDS (elektronisk digital signatur). Det anbefales uansett å skrive ut ordreloggen.
