I dag er bokstaver en saga blott og blir en sjeldenhet. Men dette gjelder ikke forretningskorrespondanse. Forretningsbrev er offisielle dokumenter. Med deres hjelp blir kontakter opprettet, de registrerer alle trinn i forretningsforhold. Og evnen til å skrive et forretningsbrev snakker om kvalifiseringene til motstanderen spesielt og firmaet som helhet.
Bruksanvisning
Trinn 1
Bruk selskapets brevpapir til å skrive forretningsbrev. Uansett om brevet er skrevet på papir eller i elektronisk form, må det ha logoen til det sendende selskapet. Skjemaet må også inneholde selskapets postadresse, telefoner og faksnumre, e-postadresser og nettadresser.
La marginene ligge - på venstre side tre centimeter, på høyre halvannen centimeter. Feltene er nødvendige for å binde brevet til en arkivmappe.
Steg 2
Hold deg til en formell skrivestil. Et forretningsbrev skal være entydig og ikke gjenstand for flere tolkninger. E-posten må inneholde emnet for e-posten. Ikke bruk uttrykksikoner i forretningskorrespondanse.
Hvis dette er en fortsettelse av korrespondansen, la brevet du skriver et svar til i form av et tilbud. Du kan sitere brevet ikke i sin helhet, men bare de fragmentene du svarer på. Dette vil gjøre forbindelsen mellom brevet hans og svaret ditt tydeligere for motstanderen din.
Trinn 3
Start brevet med en høflig adresse, for eksempel: "Kjære Petr Ivanovich!" Anken ligger midt på siden. Navnet er skrevet i sin helhet, bruk av initialer er uakseptabelt her.
Etter anken følger en innledende del der formålet med brevet kort formuleres. Den neste delen av et forretningsbrev er hoveddelen, der årsakene til å skrive brevet, spørsmål og måter å løse dem er angitt mer detaljert. Brevet avsluttes med et sammendrag og en appell til adressaten med et spesifikt forslag eller en uttalelse om hva du forventer av adressaten for å løse problemet.
Trinn 4
Vær korrekt i den siste delen. Ikke ta avgjørelser for mottakerne. Det er bedre å uttrykke håpet om at problemet vil bli løst på den beste måten etter din mening.
Det anses som uetisk å skynde adressaten ved å bruke ordene "presserende" og "umiddelbart". Bruk riktig skjema: "Jeg ber deg gi et svar i en slik tid."
Underskriften i forretningsbrevet må være offisiell. For eksempel: "Med vennlig hilsen Sergei Vasilievich Ivanov."
Ta med jobbtittel, firmanavn og kontaktinformasjon i signaturen din. Hvis forretningsbrevet inneholder vedlegg, må det være en indikasjon på dette foran signaturen.
