Det er veldig viktig når du fører forretningskorrespondanse med utlendinger å utarbeide relevante dokumenter riktig. Det er nødvendig å ta hensyn til ikke bare alle reglene for et fremmed språk, men også de aksepterte standardene for registrering. Mange feil i forhandlingene skyldes nettopp manglende vilje til å følge visse regler.
Bruksanvisning
Trinn 1
For å lage et forretningsbrev må du bare bruke A4-papir. Sørg for å legge igjen store marginer på dokumentet slik at dokumentet kan arkiveres i en mappe i tilfelle det er noe (venstre og høyre marg skal være 2,5 cm hver, og toppmargen skal være minst 4 cm).
Steg 2
Skriv returadressen i omvendt rekkefølge øverst på siden. Skriv først inn for- og etternavn, deretter - kontor- eller leilighetsnummer, husnummer, gatenavn, by, bykode, region, land.
Trinn 3
Plasser den to ganger og ta med datoen for brevet. Måneden kan spesifiseres med ord eller i tall (for eksempel 12. november 2011). Når du sender et brev til USA, skal måneden skrives først, mens i Storbritannia blir nummeret først angitt.
Trinn 4
Til høyre skriver du inn mottakerens adresse i samme rekkefølge som adressen. Hvis du trenger å henvise til et tidligere sendt brev, gjør du det umiddelbart før du kontakter ved hjelp av lenken på venstre side av dokumentet ("Vår ref. # Brevnummer", eller "Din ref. #").
Trinn 5
Dobbeltrom igjen og skriv anken. Hvis du kjenner adressaten, begynner brevet med "Kjære herr …". Hvis du henviser til en kvinne, så angi "Mrs." (eller "Ms." hvis hun ikke er gift eller hennes sosiale status er ukjent). Hvis adressaten er ukjent, er det bedre å indikere "Dear Sir or Madam". Sørg for å ta med et kolon etter din forespørsel.
Trinn 6
Teksten til brevet er skrevet kompakt, med enkelt mellomrom. Du må uansett skrive høflig. Hopp over to linjer mellom avsnittene, ikke bruk den "røde linjen", fordi Amerikanere og europeere har ikke et slikt konsept.
Trinn 7
Avslutt teksten med et positivt notat ved å bruke vanlig språk (for eksempel "Vi gleder oss til å høre fra deg"). Vennligst oppgi hvordan du kan kontaktes.
Trinn 8
Skriv din avsluttende setning (for eksempel "Yours truly"), plasser godt og tegn. Signaturen må dekrypteres.
