Et forretningsbrev brukes i selskaper når de kommuniserer med partnere, leverandører, ansatte, kunder. Dette dokumentet spiller en viktig rolle i å skape et positivt image av selskapet. Derfor er det nødvendig å komponere et forretningsbrev riktig, kompetent, tydelig, så vel som enkelt og enkelt. Det skal være informativt og forfølge målet som organisasjonen trenger å oppnå fra mottakeren. For å forstå hva et forretningsbrev er, må du se nærmere på strukturen.
Sett bedriftens logo i høyre hjørne av forretningsbrevet. Hvis selskapet ikke har det, skriv navnet på organisasjonen, samt juridisk adresse og obligatoriske detaljer, som som regel finnes på frimerket. Dette er TIN, KPP, nåværende konto, korrespondentkonto, BIK og annen informasjon om kontoen og banken der den åpnes.
Etter selskapets logo og stempel, skriv inn mottakerens personlige data hvis forretningsbrevet blir sendt til en bestemt person. Når dokumentet er adressert til selskapet, skriv navnet og adressen til stedet.
Midt på arket bør du skrive en appell til mottakeren. Hvis brevet er adressert til en bestemt person, skriv for eksempel slik: "Kjære Petr Efremovich!" Når et brev sendes til et selskap, er følgende alternativ mulig: "Kjære partnere!" Vær oppmerksom på at når du adresserer adressaten, kan ord ikke forkortes. Hvis brevet er personlig, kan du skrive det slik: "Kjære Yuri Albertovich!"
Skriv inn hendelsene som utløste en bestemt situasjon i hoveddelen av et forretningsbrev. Angi deretter formålet med brevet. Vurder denne delen av dokumentet nøye. Klart, kortfattet, på et tilgjengelig språk, skriv et krav, invitasjon, forespørsel, tilbud, svar, gratulasjon, forespørsel eller andre formål som ba deg om å skrive brevet.
Oppsummer deretter forretningsbrevet, det vil si skrive resultatet du vil motta fra adressaten. Hvis du for eksempel inviterer partneren din til en presentasjon av varer, bør du angi følgende: "Vi håper du besøker utstillingen, velg riktig produkt."
I noen tilfeller er dokumenter lagt ved forretningsbrevet. Hvis du for eksempel inviterer partneren din til en utstilling, må du presentere mottakeren med en invitasjon til dette arrangementet.
Fullfør forretningsbrevet riktig. Det er generelt akseptert at du trenger å skrive ordene: "Vennlig hilsen …", og deretter angi personopplysningene og kontaktene til personen på hvis vegne dokumentet ble utarbeidet.
