Møtet er en tradisjonell egenskap for enhver ledelsesprosess. Betydningen, arten, det tekniske nivået, varigheten på dette forretningsmøtet kan variere avhengig av de spesifikke målene og vilkårene for møtet. Samtidig har denne hendelsen to hovedtrekk: på møtet diskuteres et eller annet problem eller oppgave, og resultatet bør være en bestemt beslutning. Et vellykket møte krever en klar organisering.
Bruksanvisning
Trinn 1
Før du innkaller til et møte og inviterer en bestemt gruppe deltakere til det, formuler formålet med møtet. Avklare selv: hvilken beslutning det skal ende med. Resultatet kan være godkjenning av en arbeidsplan for en viss periode, utvikling av et utkast til en faktisk ordre, utarbeidelse av en nettverksplan etc.
Steg 2
Hvis et problem løses på et møte, vil formålet med et forretningsmøte kreve besvarelse av spørsmålene: hvorfor, hvorfor og hvordan. Det er en uforanderlig regel: før du blir enig, må du bli enige om hva som vil bli diskutert. Det kan være at autoritative møtedeltakere finner seg selv i å tenke at det erklærte problemet ikke eksisterer. Spesielle møter - for å generere (utvikle) ideer. De kan ta form av den såkalte "brainstorming". Innstillingen for en slik prosedyre trenger en ikke-standard, kreativ.
Trinn 3
Et viktig trinn i forberedelsen av møtet er utformingen av dagsordenen. Et møte kan være ubrukelig og uproduktivt hvis dets informative og problematiske komponenter ikke fungerer. Tenk derfor klart over innstillingen av samtaleemnet. Sammenlign: "Spørsmålet om å øke salget av produkt A i detaljhandelsnettverket" og "Enes om tiltak for å øke salget av produkt A i detaljhandelsnettverket." I det første tilfellet kan diskusjonen bli til banale rapporter, i det andre - til løsning av ømme problemer.
Trinn 4
Plasseringen av møtet er også viktig. Det er en riktig psykologisk observasjon: hvis diskusjonen holdes på kontoret til en leder, kan hans syn på å løse et bestemt problem åpenbart være dominerende og mer å foretrekke. Alle andre rom (konferanserom, romslige rom) kan være det beste alternativet. Husk: sonen med komfortabel kommunikasjon er omtrent en meter unna. Når det er mulig, må du huske dette når du plasserer stolene dine. Runde eller ovale bord er bra for møter. En retrett kan være enda mer passende i spesifikke situasjoner, men det er et veldig kostbart alternativ.
Trinn 5
Planlegg møtetiden gjennomtenkt. Det er irrasjonelt å avtale det før lunsjpausen eller på slutten av arbeidsdagen. Hvis du planlegger et langt møte, ta pauser eller kaffepauser (5-10 minutter hver time). Hvis du trenger å holde et informasjonsmøte, er et alternativ mulig uten et klassisk møte, dvs. uten stoler.
Trinn 6
Disiplinerer de ansatte i organisasjonen og blir en del av bedriftskulturen med en klar møteplan: det anbefales å holde dem på en vanlig ukedag og til et bestemt tidspunkt (for eksempel på fredag morgen).
Trinn 7
Alvorlige møter krever ofte klarhet: demonstrasjon av tabeller, diagrammer, visning av videomaterialer. Det er ønskelig å ha et tavle, bla, skjerm for disse behovene.
