I samsvar med arbeidskoden i Den russiske føderasjon og den etablerte prosedyren for dokumentflyt, må enhver ansattes uttalelse registreres som et internt dokument. Registrering av søknaden utføres av en personellmedarbeider eller en sekretær for foretaket med riktig myndighet på tidspunktet for innsendingen. Informasjon om aksept av søknaden føres inn i et spesialregister, avhengig av hvilken søknad som mottas. Ved mottak av et dokument med anbefalt post per post til firmaets adresse, blir det registrert som et innkommende dokument.
Bruksanvisning
Trinn 1
Når du mottar en søknad fra en ansatt, må du kontrollere at den inneholder datoen og signaturen til den ansatte selv, samt et vedtak fra hans nærmeste veileder. For å registrere deg på selve dokumentet, skriv "Mottatt", legg gjeldende dato for mottakelse av søknaden. Deretter angir du posisjonen til personen som registrerer dokumentet, skriver navnet på registraren og signerer.
Steg 2
Hvis dette er en søknad om avskjed, ansettelse, ferie og andre personaldokumenter, blir den registrert av personalavdelingen i søknadsregisteret. Gi applikasjonen et serienummer etter det sist registrerte dokumentet.
Trinn 3
I de aktuelle feltene i journalen, skriv inn informasjon om mottaksdatoen, det fulle navnet på den ansatte som sendte inn søknaden. For et stort foretak er det også nødvendig å i tillegg oppgi strukturell enhet og ansattes personallnummer. Deretter angir du kort essensen av dokumentet (oppsigelse, ferie eller annet). I et eget felt skriver du ned lederoppløsningen som er festet til søknaden.
Trinn 4
Når du har mottatt en søknad per post, må du fylle ut journal for innkommende korrespondanse. Tilordne serienummeret til det innkommende dokumentet til applikasjonen. I journalen angir du datoen den ble mottatt, fullstendig navn og adresse til avsenderen, samt den ansatte som signerte for brevet. Merk på samme måte i journalen innholdet i dokumentet og den endelige oppløsningen på det av hodet. Det innkommende dokumentet må registreres umiddelbart etter ankomst.
