Når det er samlet for mange dokumenter, og de ligger i en bunke, kan det være vanskelig å finne ut hva som refererer til hva. Å finne riktig dokument er enda vanskeligere. For å løse dette problemet, må du organisere dokumentene. Den beskrevne metoden passer ikke bare for å organisere dokumenter på papir, den er ganske anvendelig for dokumenter i elektronisk form, selvfølgelig, med mindre antagelser.
Bruksanvisning
Trinn 1
Det er enkelt å organisere dokumentene dine, selv om det er for mange av dem. Gå gjennom alle tilgjengelige dokumenter og lag en liste over kategoriene du vil sortere dem etter. Bestem om det vil være underkategorier i denne listen. For eksempel, i den generelle kategorien av kontrakter, kan man skille mellom kontrakter for levering, for levering av tjenester. Blant ordrene fremhever du de generelle ordrene knyttet til selskapets aktiviteter og personalordrer.
Steg 2
Når listen over kategorier er fullført, kan du bestemme hvordan og hvor du skal plassere dokumentene. Enig med ledelsen kostnadene ved å kjøpe kontorrekvisita (mapper, filer, fargede klistremerker), fordi det er mer behagelig å sortere og distribuere dokumenter hvis du ikke trenger å fikle med gamle smuldrende mapper.
Trinn 3
Sorter tilgjengelige dokumenter i henhold til listen du har samlet. Plasser dem i separate stabler. Skriv om nødvendig med blyant eller stikk et klistremerke (for ikke å bli forvirret under sorteringsprosessen).
Trinn 4
Evaluer om dokumenter i en kategori (underkategori) vil passe inn i mappen og arkivere dem. Det er bedre å ordne dokumenter i henhold til datoen for utarbeidelsen. Som regel arkiveres dokumenter i det daglige arbeidet slik de blir opprettet, med de nyeste dokumentene øverst. Når du overfører saker til arkivet, endres rekkefølgen (øverst er det tidligste dokumentet, nederst - senest innen opprettelsesdatoen).
Trinn 5
Hvis du arkiverer dokumenter fra forskjellige år i samme mappe, må du visuelt skille det ene året fra det andre med et farget klistremerke eller et større ark. Slike bokmerker gjør det mye lettere å finne ønsket dokument i fremtiden.
Trinn 6
Lag et vedlegg til neste dokument.
Trinn 7
Hvis det er nødvendig, lager du et register over alle mapper med dokumenter, som viser innholdet i hver mappe, datoen for opprettelsen og slutten av vedlikeholdet, lagringsstedet og så videre. Ordne mappene slik at det er praktisk å bruke dem, og du slipper å "bryte gjennom" dem gjennom massevis av papir.
