For å lage en riktig rapport er det nødvendig å tydelig definere formålet med rapporten og dens form. Rapporten er samlet i flere trinn, slik at du kan markere nøkkelpunktene riktig.
Nødvendig
Rapport disposisjon, rapport formål
Bruksanvisning
Trinn 1
Du må nærme deg denne prosessen på en ansvarlig måte, og være spesielt oppmerksom på formålet med rapporten. For at rapporten skal bli utarbeidet riktig, er det først og fremst nødvendig å svare på spørsmålet: "Hvorfor blir rapporten samlet". Bare i dette tilfellet vil du ta hensyn til alle "fallgruvene". Det kan være flere svar på dette spørsmålet. Noen av dem er: • Rapporten skal informere eller forklare;
• Rapporten er utarbeidet for anbefalingens skyld;
• Rapporten skal motivere eller overtale;
• Rapporten kan fortsette debatten eller forsterke den forrige meldingen / diskusjonen;
• Rapporten kan være en del av en instruksjon.
Steg 2
Forretningsrapporttype Bestem hvilken type forretningsrapport du trenger i dette tilfellet. Virksomhetsrapporten kan leveres: • Skriftlig og muntlig;
• Formell og uformell;
• I tradisjonell form og i originalform;
• I en side og i flere bind, kan rapporten i tillegg utarbeides internt, eller kan gjøres av outsourcede konsulenter.
Trinn 3
Sammensetning av rapporten Tittelside. Tittelen på rapporten, det fulle navnet og posisjonen til personen som rapporten er beregnet på, det fulle navnet og stillingen til personen som utarbeidet rapporten er angitt her. I denne delen, angi formålet med rapporten eller arten av problemet. Hvis du har tenkt å lage en lang rapport, kan introduksjonen inneholde en rapportoversikt. I denne delen av rapporten, oppgi all informasjon som er relevant for formålet med rapporten eller problemet som trenger dekning. I den siste delen av rapporten er det nødvendig å indikere konklusjonene trukket på grunnlag av mottatt informasjon.
Trinn 4
Rapportformatering Når du formaterer en rapport, må du bruke forskjellige måter. Separer avsnitt med mellomrom for å gjøre lesing av dokumentet mye enklere. Skriftstørrelse og type. Velg en skrift som er optimal for lesing. Underoverskrifter kan velges ved å endre skriftstørrelsen. Kursiv, fet, understreket og spesialtegn fremhever viktige punkter i rapporten. Å bryte ned teksten side for side lar deg fokusere leserens oppmerksomhet på viktige punkter.
