Rapportene vi må skrive på jobben er forskjellige. Etter hyppighet kan de være ukentlig, månedlig, kvartalsvis og årlig. De to første er de mest praktiske for operativ kontroll, styring og analyse. Kvartalsrapporter gir en analyse av aktivitetene til en avdeling eller et selskap og presenterer resultatene for inneværende kvartal. Årsrapporter utarbeides vanligvis for toppledelsen og inneholder fullstendige analytiske beregninger for alle typer virksomhetsaktiviteter. Hvordan skriver jeg en operativ rapport om arbeidet?
Bruksanvisning
Trinn 1
Hvis hyppigheten av rapporten er ukentlig eller månedlig, må du sørge for å planlegge skrivingen og ta hensyn til den i arbeidsplanen din. De som ikke liker å skrive rapporter, planlegger rett og slett ikke å skrive dem, så de har alltid ikke nok tid til dette. Det er best å skrive rapporten kontinuerlig, merke fullførte oppgaver og handlinger og legge dem inn i en spesiell dagbok. Hvis du bruker 5 minutter daglig, trenger ikke rapporten for uken å være mer enn 10 minutter.
Steg 2
Hold den månedlige eller ukentlige arbeidsrapporten kort og oversiktlig. Angi spesifikke tilfeller og spesifikke tall som kjennetegner arbeidskraftens produktivitet. Hvis den ble betydelig redusert i forhold til forrige periode, så angi i rapporten de objektive årsakene til regresjonen og be myndighetene kommentere dette for å gjøre oppmerksom på problemet, hvis løsning ikke bare avhenger av deg. Dette blir et slags "strå" som du legger i sengen i tide.
Trinn 3
Ikke skriv flere rapporter enn en side. Hvis du har liten tid til å skrive det, har ledelsen heller ikke tid til å lese de lange papirene til en person som ikke er i stand til å konsentrere tankene og kort presentere resultatet av sitt arbeid. Du risikerer rett og slett å bli undervurdert, fordi sjefen ikke har nok krefter til å lese om alle dine arbeidsutbytter som du knapt klarte å oppnå i løpet av en arbeidsuke eller måned.
Trinn 4
Strukturen for presentasjonen av informasjon bør være ensartet i hele dokumentet. Tenk på det, kanskje det vil være mer praktisk å lage en slik rapportering i tabellform.
