Reglene for forretningsetikett krever ikke å legge igjen ubesvarte brev mottatt fra kolleger og partnere. En spesiell rolle i offisiell korrespondanse hører til bekreftelsesbrevet. Dette dokumentet løser foreløpige avtaler, fakta om mottak og overføring av informasjon, ønsket om å delta i en bestemt begivenhet, etc. Det er veletablerte nøkkelfraser for hver type bekreftelsesbrev.
Bruksanvisning
Trinn 1
Lag et standard A4-skjema for å skrive et bekreftelsesbrev. Sørg for å plassere informasjon om organisasjonen din i øvre venstre hjørne: fullt navn, juridisk adresse med postnummer, kontaktnumre, OGRN (primært statsregistreringsnummer) og annen informasjon. I øvre høyre hjørne angir du adressatens data: navn på mottakerorganisasjon, posisjon, etternavn og initialer til personen som bekreftelsesbrevet er sendt til, full postadresse.
Steg 2
Formuler tittelen på e-posten din. Dette vil gjøre det lettere for mottakeren å identifisere det og gjøre det lettere å organisere i organisasjonens arkiver. Tittelen skal være kort og informativ, for eksempel: "Ved mottak av en leveringsavtale fra LLC" NNN "eller" Ved bekreftelse på deltakelse på seminaret 02.02.2002 ". Skriv inn overskriften til venstre under detaljene i organisasjonen din.
Trinn 3
Avvik 2-3 linjer fra overskriften og skriv en melding til adressaten. Bruk standard form for offisiell adresse til forretningspartnere: "Kjære Ivan Ivanovich!" eller "Kjære Mr. Ivanov!"
Trinn 4
I hoveddelen av bekreftelsesbrevet kan du kort beskrive det faktum at organisasjonen din mottok dokumenter, varer og tjenester fra adressaten. Ordlyden skal være lakonisk og ikke overstige 1-2 setninger: "AAA LLC bekrefter mottakelse av 2 (to) eksemplarer av leveringsavtalen datert 12.02.2011 nr. 34".
Trinn 5
Hvis brevet bekrefter tidligere inngåtte avtaler, må du kort beskrive essensen av dem. For eksempel fant en samtale sted mellom generaldirektørene i foretakene, der de uttrykte sin intensjon om gjensidig fordelaktig samarbeid, oppnådd under forhandlingene 29. januar 2010. Vennligst send dokumentene som kreves for å inngå en avtale.
Trinn 6
Avslutt bekreftelsesbrevet med et uttrykk som uttrykker takknemlighet og håp om langsiktig samarbeid. Om nødvendig kan du også be om ytterligere informasjon eller dokumenter på slutten av brevet: "Vi bekrefter vår deltakelse i seminaret om miljøproblemer 23. mai 2008. Vennligst send deltakerens spørreskjema til adressen vår."
Trinn 7
Skriv ut brevet i duplikat og signer med lederen av organisasjonen. Du vil sende en kopi til adressaten via post, den andre - legg i ditt eget arkiv for lagring.
