Når du mottar meldinger fra en forretningspartner, prøver mange å svare på den mottatte forespørselen så raskt som mulig, for ikke å la partneren vente. Og dette er riktig - i dette tilfellet betyr det ofte noe som er vanskelig å overvurdere. Men uten å tenke for mye på formen på svaret, er det få som tror at ved å gjøre dette kan det gi et slag mot selskapets omdømme.
Bruksanvisning
Trinn 1
Til å begynne med, studer nøye spørsmålene i motpartens brev. Forbered et kort svar for hvert element, hvis det er mer enn ett. Fortsett nå med utformingen av brevsvaret på forespørselen. For å gjøre dette, ta firmaets brevpapir med logo og firmadetaljer trykt på. Hvis dette ikke eksisterer, skriver du inn overskriften på brevet, og angir nødvendig informasjon i den manuelt. Å plassere detaljer i et brev er veldig verdifullt for forretningspartneren din. Ved å tilby dem i hver melding, redder du ham fra behovet for å søke etter dem i en haug med papirer eller datafiler hver gang, samt fra behovet for å gjøre en egen forespørsel om detaljer hvis han ønsker å utarbeide en ny kontrakt eller betale faktura.
Steg 2
Skriv detaljene til adressaten til brevet øverst til høyre. Her angir du navnet på organisasjonen, stillingen til forfatteren av forespørselen og hans fulle navn. Tvert imot, i venstre hjørne, velg linjene for det utgående nummeret, som vil bli tildelt dokumentet ved registrering, og datoen. I dette tilfellet er ikke navnet på dokumentet skrevet. Start umiddelbart med å adressere etter navn og patronym, etter ordet "Kjære". I den vesentlige delen av brevet vil de første ordene være "Som svar på brevet ditt, informerer vi deg" (forespørsel, krav osv.). Deretter skriver du ned alle de forberedte svarene punkt for punkt, og følger den sekvensielle nummereringen som var i originalbrevet.
Trinn 3
I den siste delen, uttrykk forespørsel, ønske eller krav, og husk å følge en respektfull tone, forretningsstil og være literate. Avslutt brevet med ordene "Vennlig hilsen" og oppgi navn og posisjon. I tillegg skriver du her telefonnummeret ditt for kommunikasjon og e-post, hvis du vil motta et svarbrev eller kommentarer til det som ble sagt i brevet.
