Ledsagedokumenter utarbeides for å bekrefte utsendelsen av antall dokumenter, varer og andre materielle verdier som er angitt i dem. Også ledsagedokumentene om godstransport kan inneholde annen informasjon.
Overføringsbrev
De sendte offisielle dokumentene er nesten alltid ledsaget av et følgebrev. Den inneholder detaljene til avsenderen, adressaten, en beskrivelse av dokumentene og materialet som skal sendes. Det anbefales også å merke seg hvor mange ark det sendte dokumentet består av. Følgebrevet er tegnet som et eget dokument på to ark, hvorav det ene blir igjen hos avsenderen. I organisasjoner er utgående nummer og dato stemplet på følgebrevene. Disse tiltakene er nødvendige for å sikre at alle dokumenter mottas i full sikkerhet av adressaten. Det er også til en viss grad avsenderforsikringen.
Ledsagedokumenter for godstransport
Når du utfører transport, fungerer fraktdokumenter som ledsagedokumenter, samt en skriftlig transportkontrakt. De presenteres i form av en jernbanefragt for transport med jernbane, en fraktbrev for lufttransport, en fraktbrev for veitransport og et konnossement for sjøtransport.
Nødvendig informasjon om lasten (navn, mengde, metode for å bestemme vekten osv.), Avsender, mottaker, transportavstand og verdi er ført i fraktbrevet. Det er hoveddokumentet for transport og bestemmer forholdet mellom avsender, transportør og mottaker.
Fraktbrevet er også et sikkerhet som bekrefter innehaverens rett til å disponere lasten som er spesifisert i fraktbrevet og motta lasten etter transporten. På grunnlag av fraktdokumentet utarbeider transportøren en konnossement der avsenderen angir navnet på avsenderen og mottakeren, den nødvendige informasjonen om den fraktede lasten, mengden transport (frakt). Avsenderen av lasten er ansvarlig overfor transportøren for unøyaktigheten av informasjonen og alle konsekvensene forbundet med den.
Kupongen bekrefter godtakelsen av varene for transport og følger dem gjennom hele ruten. Videre overføres den sammen med varene av transportøren til mottakeren.
Et konnossement i alle typer transport, bortsett fra jernbane, er utarbeidet i tre eller flere eksemplarer, slik at hver part har en kopi av konnossementet i tilfelle tvister.
Avsenderen av lasten må gi transportøren, i tillegg til konnossementet, også alle dokumentene som er nødvendige for sanitær-, toll-, karantene- og andre regler.
