Det er ikke noe strengt skjema for å skrive en rapport. Når hver organisasjon får erfaring, utvikler hver organisasjon interne regler og krav til den. Hvis dette er første gang du skriver en rapport, kan du prøve å holde den meningsfull og logisk.
Bruksanvisning
Trinn 1
Bestem rapporteringsskjemaet. Rapporten kan være tekstlig og statistisk. I den første presenteres informasjon i form av en sammenhengende fortelling, som om nødvendig suppleres med tabeller, grafer og andre illustrasjoner. I den statistiske rapporten er det motsatte sant: numeriske indikatorer og diagrammer er ledsaget av korte tekstforklaringer.
Steg 2
Sett en tidsramme. En rapport kan skrives om arbeid i en uke, måned, kvartal, år. Men noen ganger er det nødvendig å rapportere om en bestemt hendelse, hvis organisering og gjennomføring tok flere dager. I alle fall bør informasjon om tidspunktet angis i tittelen på rapporten, for eksempel: "Rapport om avdelingens arbeid i andre kvartal 2011" eller "Rapport om seminaret om journalføring 23.-25. Januar, 2011 ".
Trinn 3
Utform strukturen til rapporten. I den første delen lager du en "Introduksjon" der du kort beskriver målene som var foran deg, metodene og resultatet for å oppnå dem.
Trinn 4
Deretter markerer du små seksjoner som gjenspeiler arbeidet som er gjort i sin helhet: forberedelse, stadier av prosjektgjennomføring, positive resultater oppnådd, vanskeligheter som er oppstått og muligheter for å eliminere dem. Vær spesielt oppmerksom på den økonomiske siden. Det må fremheves i et eget avsnitt og beskrives i detalj i samsvar med kravene i organisasjonens regnskap.
Trinn 5
Vær kort og til poenget. Ikke anta at rapportens volum vil understreke dens betydning. Tvert imot, sjefen din vil evaluere din evne til å uttrykke tanker på en kortfattet, klar og kompetent måte.
Trinn 6
Suppler hoveddelen av rapporten med vedlegg som støtter fakta du har beskrevet. Dette kan være fakturaer og andre regnskapsdokumenter, kopier av takkebrev, publikasjoner om arrangementet i tidsskrifter osv.
Trinn 7
Avslutt rapporten med en konklusjonsdel. Her vil du formulere de konklusjonene og forslagene som har oppstått etter endt arbeid og kan være nyttige for organisasjonen i fremtiden.
Trinn 8
Skriv ut rapporten på A4-ark. Unngå fancy skrifttyper og tegnstørrelser under 12. Nummer sidene. Hvis rapporten er stor, kan du skrive ut innholdsfortegnelsen på et eget ark for å hjelpe deg raskt å navigere i teksten. Design en forside og legg rapporten i en mappe.
