Ofte når du leser aviser og magasiner, kan du finne interessante artikler med lyse overskrifter som informerer leserne om ulike begivenheter. De kalles pressemeldinger og har sine egne særpreg.
Pressemelding er den vanligste formen for formidling av PR-informasjon. PR-spesialister bruker den til å publisere viktig og relevant informasjon om en organisasjon og arrangementer knyttet til den.
Pressemeldinger er av flere typer. Pressemeldingen inneholder informasjon om et arrangement som vil finne sted i nær fremtid. Sendt ut i tide, vil det sikre tilstedeværelsen av pressen på arrangementet. En pressemeldingsnyhet informerer om en hendelse som allerede har funnet sted. Kort kommentar fra interesserte eller involverte personer legges til her. Til slutt advarer en informativ pressemelding om en pågående og uferdig hendelse. Den inneholder en redegjørelse for den nåværende situasjonen på stedet eller en ny vending i dem, noe som antyder at publikum allerede er klar over hovednyhetene.
Teksten handler vanligvis om én utskrevet side og følger en logisk kjede: Hvem? Hva? Når? Hvor? Hvorfor? Hvordan? Den første setningen i materialet skal svare på de fire første spørsmålene. Det anbefales ikke å starte med spørsmålet "Når?" Avklaringer og tillegg til disse svarene er gitt i de følgende setningene. Andre ledd kan inneholde informasjon for å svare på spørsmålene "Hvorfor?" og "Hvordan?", som indikerer en forbindelse med tidligere eller fremtidige hendelser. En viktig del av pressemeldingen er overskriften, som journalisten sammenstiller etter temaet i teksten. Overskriften skal være lys nok til å interessere alle som leser den. De fleste store organisasjoner har spesielle former for pressemelding.
Den tekniske siden av teksten er like viktig som innholdet. Bedriftens logo må være plassert øverst på siden. Nedenfor er kontaktinformasjonen og adressen til organisasjonen. Det anbefales ikke å bruke en skrift som er større enn 14 og mindre enn 12 poeng.
