Et utdrag fra bestillingen er et visst fragment av ordrenes tekst, utarbeidet på forespørsel fra en ansatt eller på forespørsel fra en høyere organisasjon. Det er utarbeidet i tilfelle dokumentet er veldig omfangsrikt, og nødvendig informasjon for utdraget tar bare en liten del av det, eller av konfidensialitetshensyn.
Bruksanvisning
Trinn 1
Det er nødvendig å reprodusere detaljene i bestillingsskjemaet (navnet på organisasjonen, numrene og datoene for den opprinnelige bestillingen, tittelen på teksten, utgivelsesstedet, det nødvendige fragmentet av ordrenes tekst). Dokumenttypen "Order" endres til "Extract from the order". Datoen for bestillingen og registreringsnummeret i uttalelsen endres ikke.
Steg 2
Hvis ordren inneholder en angivende del, blir den gjengitt i sin helhet. Hvis ikke, er de begrenset til ordet "Jeg bestiller."
Trinn 3
Fra den administrative delen av bestillingen overføres bare den delen av den (underklausuler, klausuler) som direkte vedrører en bestemt eksekutor, det vil si det er for den skyld ekstraktet blir utarbeidet for.
Trinn 4
Utdraget indikerer informasjon om personen som signerte originaldokumentet, nemlig stillingen han hadde, initialer og etternavn. Det er ingen personlig signatur fra denne personen i utdraget fra bestillingen.
Trinn 5
En obligatorisk forutsetning i uttalelsen er en sertifiseringsinnskrift, bestående av ordet "True" (uten anførselstegn), en personlig signatur, en dekryptering av signaturen (etternavn og initialer), posisjonen til personen som sertifiserte uttalelsen, og datoen for sertifisering. Hvis et utdrag fra bestillingen utstedes utenfor organisasjonen, er det sertifisert av selve organisasjonen. For interne ekstrakter brukes stempelet (forseglingen) til personellavdelingen i bedriften. Vanligvis er utdraget sertifisert av sekretærassistenten og utstedt til den ansvarlige utføreren mot mottak. Den skal skrives ut på et tomt ark A4- eller A5-papir i valg av en vinkelordning av permanente forutsetninger på en flagg måte.
Trinn 6
Utstedelsen av et utdrag fra bestillingen for personell utføres etter et lignende mønster. Forskjellen ligger i fraværet av den konstaterende delen. Derfor er interessepunktet skrevet ut fra den administrative delen ("Godta …", "Oversett …"). Resten av registreringen sammenfaller med utdraget fra bestillingen for hovedaktiviteten.
