Før eller senere står hver ansatt overfor spørsmålet: hvordan man skal lage en rapport om sitt arbeid. Enhver rapport er et viktig verktøy for den ansatte og lederen, ved hjelp av denne formaliserte typen kommunikasjon, mottar lederen informasjonen han trenger, som han trenger for å analysere og evaluere den ansattes aktiviteter.
Bruksanvisning
Trinn 1
Først og fremst er det nødvendig å bestemme hvilken type rapport som må utarbeides: engangsarbeid eller arbeid. Engangsrapporter blir vanligvis utarbeidet basert på resultatene av spesifikke aktiviteter, og arbeidere lar deg periodisk analysere arbeidet som utføres av den ansatte (volum og resultat).
Periodiske rapporter kan være: daglig (kan brukes til å overvåke viktige kortsiktige prosjekter eller i en ansattes prøvetid), ukentlig (vanligst), månedlig, kvartalsvis og ferdig (denne typen rapporter inneholder en stor mengde analytisk informasjon og blir vanligvis gitt til toppledelsen).
Steg 2
Så hvordan skriver du en jobbrapport riktig?
Først må du bestemme tidspunktet for rapporten og planlegge tidspunktet for utarbeidelse i arbeidsplanen. Dette kan være en liten tid hver dag, eller en bestemt tid tildelt for å samle hele rapporten på en gang. Det viktigste er ikke å utsette til fristen.
Trinn 3
Først av alt, bestem deg for de endelige målene for arbeidet ditt. Innholdet i rapporten skal være informativt, oversiktlig og helst kortfattet. Ikke glem "regelen om syv", som sier at bevisstheten vår er i stand til effektivt å assimilere 7 elementer samtidig (+/- 2). Følgelig er det ønskelig å markere nøyaktig dette antall punkter eller seksjoner i rapporten.
Trinn 4
Det er viktig å kunne fokusere på resultatene av aktivitetene dine, beskrive hvilke oppgaver som ble fullført, og ikke bare liste opp handlingene som ble utført i en viss periode.
Trinn 5
For bedre klarhet, gi svaret ditt tabeller, bilder, diagrammer.
Trinn 6
Situasjonen er forenklet hvis bedriften din allerede har utviklet rapportskjemaer (skjemaer, tabeller som må fylles ut ved å komme med kommentarer)
Trinn 7
Det er ikke bare det du skrev i rapporten som betyr noe, men også hvordan du sendte den. Her bør du huske den gyldne regelen: Daglige rapporter sendes på slutten av arbeidsdagen, og ikke neste morgen. Ukentlig - fredag kveld, ikke mandag morgen.
Trinn 8
Et annet tips: før du sender rapporten, les den igjen, prøv å gjøre det gjennom øynene til ledelsen din. Hvilke spørsmål har du? Kanskje er det nødvendig å legge til noe eller tvert imot å forenkle informasjonen så mye som mulig.
