For tiden kan ingen seriøs virksomhet klare seg uten korrespondanse, så det er ekstremt viktig å mestre ferdighetene i det moderne samfunnet. Dessuten er disse ferdighetene nødvendige ikke bare for bedriftseiere, men også for vanlige ansatte som kan korrespondere med selskapets partnere.
Bruksanvisning
Trinn 1
Fokuser på formålet med korrespondansen og hold deg til det i brevet. For å gjøre dette er det først og fremst nødvendig å forstå at enhver kommunikasjon forfølger behovet for å informere samtalepartneren eller hans overbevisning. Avhengig av en bestemt situasjon, kan vekta flyttes til den ene siden.
Steg 2
Lag et positivt forretningsbilde i samtalepartnerens øyne. I intet tilfelle skal dette trinnet forsømmes eller behandles med uaktsomhet, siden den dannede holdningen til avsenderen av brevet, til og med etter en kortvarig lesing, vil forbli i adressatens minne i lang tid. Forretningsbildet til et brev er påvirket av seks hovedkriterier, for eksempel: riktig valg av emnet for brevet, responstid på brevet, riktig personlig appell, uttrykker takknemlighet for å lese brevet, avslutte brevet på en positiv merknad og riktig signatur fra avsenderen.
Trinn 3
Dann en lojal klientholdning til deg selv eller din bedrift i brevet. Ifølge markedsførere kommer omtrent 80% av selskapets fortjeneste fra faste kunder, så deres krav bør behandles med forsiktighet. For å øke lojaliteten til faste kunder, bør du kontrollere følgende tre punkter i brevet: ta hensyn til kundens behov, bruk adressatens ordforråd i brevet og følg adressatens logikk. Bare ved å komme nærmere klienten, vil avsenderen være i stand til å tilfredsstille sine ønsker fullt ut.
Trinn 4
Del brevet i semantiske komponenter. I dette tilfellet vil det høres mer overbevisende ut for adressaten. Det er tre slike komponenter: informasjon om hva avsenderen tilbyr, en klar melding om hvordan adressaten vil ha fordel, og overbevisende argumenter for å bevise hovedpunktene i brevet.
Trinn 5
Struktur setninger slik at de tydelig samsvarer med normene i språket de er skrevet på. Denne stavefunksjonen påvirker en persons oppfatning av informasjon. Ordne setningens medlemmer i den enkleste aksepterte rekkefølgen for et bestemt språk. Setningene i seg selv skal være kortfattede og lette å forstå. Plasser ekstra mellomrom mellom avsnittene for å gjøre det lettere for leseren å forstå informasjonen.
