En analytisk merknad er en spesiell type tjenestedokumentasjon. Hovedmålet er å trekke lederens oppmerksomhet på et spesifikt problem. Den inneholder forslag for å overvinne krisesituasjonen, lister opp hovedretningene og stadiene i aktiviteten. En policy note bør ikke forveksles med en analytisk rapport. Den første skisserer utsiktene for utvikling av hendelser, den andre vurderer resultatene av tiltakene som er tatt. Hver organisasjon har sine egne krav til utarbeidelse av interne dokumenter. Imidlertid inneholder ethvert analytisk notat deler som introduksjon, hoveddel, konklusjon, vedlegg.
Bruksanvisning
Trinn 1
Introduksjon
I denne delen av policybeskrivelsen bør du påpeke viktigheten av problemet du kontakter lederen din. Oppgi tydelig årsakene til din bekymring, vurder skaden organisasjonen har mottatt. Oppgi kildene til informasjon og analysemetoder du brukte. Sett tidsfrister for å løse problemet.
Si for eksempel at du er leder for reklameplass for et magasin. I løpet av de siste tre månedene har det solgte annonseringsvolumet gått gradvis ned, selv om de ansatte jobber flittig. Du forstår hva årsaken er, men du kan ikke løse situasjonen på egen hånd.
I introduksjonen av det analytiske notatet, skriv at du fant en nedgang i salget, gjennomførte en analyse av situasjonen (sjekket avdelingens planer og rapporter, snakket med hver ansatt, organiserte et internt møte), utarbeidet spesifikke ideer, som du sender til lederen for godkjenning.
Steg 2
Hoveddel
Her må du vurdere alle aspekter av problemet så detaljert som mulig og foreslå en løsning for hver av dem.
Fremhev underavsnitt i teksten etter antall setninger, og overskrift dem kort, men tydelig. I hver skal du først oppgi den negative siden, deretter den faktiske essensen av endringene, samt de estimerte material- og tekniske kostnadene og ansvarsfordelingen mellom ansatte.
Ordne setninger i synkende rekkefølge av betydning eller i kronologisk rekkefølge.
Gi så mange detaljer som mulig. Dette vil vise deg en høy grad av eierskap til situasjonen og utdypingen av problemet. Oppgi argumenter og støtteberegninger. Her kan du også referere til den positive opplevelsen som er kjent i dette området.
For å øke objektiviteten til det analytiske notatet, gi data (informasjon, informasjon) innhentet fra andre strukturelle inndelinger i organisasjonen.
I eksemplet ovenfor kan hoveddelen av Policy Brief inneholde et forslag til en ny emneoverskrift, "Husholdningsapparater". For denne kategorien vil annonsører i lang tid bli funnet. Det er planlagt å involvere interne journalister i opprettelsen av reklame- og informasjonstekster.
Det kan også komme med et forslag om å tildele en firmabil til de ansatte ved avdelingen for å besøke eksterne kontorer for kunder, noe som vil redusere tapet av arbeidstid og reisekostnader. Denne oppgaven skal bekreftes av beregninger innhentet i regnskapsavdelingen.
Trinn 3
Konklusjon
Oppgi hovedfunn for hvert underavsnitt av hoveddelen. Prøv imidlertid å unngå direkte gjentakelser av hovedteksten. Sørg samtidig for at setninger som ikke er angitt i hoveddelen ikke plutselig vises i konklusjonen.
Vær kortfattet, men overbevisende. En konklusjon kan ikke motsette en annen. Og alle av dem skal være logiske og inneholde en positiv prognose for nær fremtid.
Den siste delen av det allerede vurderte eksemplet vil inneholde en konklusjon om innvirkningen av den nye kategorien på økende salg av annonser. Prognosetallene kan se slik ut: det er planlagt å tiltrekke seg 5 annonsører i en periode på 6 måneder med et budsjett på 50 tusen rubler.
Trinn 4
applikasjoner
Tilleggsmateriale samlet i en spesiell seksjon vil øke påliteligheten til uttalelsene dine, illustrere informasjonen du får. Du kan plassere tabeller, grafer, diagrammer og annet visuelt materiale i applikasjonen.
