I datateknologiens tid kommuniserer partnere i økende grad eksternt og foretrekker ikke å kaste bort tid på personlige møter og forhandlinger. Derfor er det ikke overraskende at arbeidskorrespondanse ikke har liten betydning i livet til en moderne leder. Å holde det riktig er oppgaven til enhver kontorarbeider.
Bruksanvisning
Trinn 1
Hvis du må kommunisere med kunder eller leverandører på jobben, må du selvfølgelig ofte skrive formelle brev. Dette er ikke så enkelt som det ser ut ved første øyekast: forretningskorrespondanse er fylt med mange fallgruver, som må omgåes for å opprettholde omdømmet ditt som en kompetent partner. Hvis det ikke er mulig å ta et kurs i virksomheten korrespondanse, følg reglene nedenfor.
Steg 2
Det offisielle brevet må registreres. Gjør dette før du begynner å kompilere det og plassere nummeret i plassen som er gitt for det (vanligvis øverst til venstre, under firmalogoen, hvis det er en). Spesifiser adressaten øverst til høyre. Start med tittelen, og legg deretter inn etternavnet (eller etternavn hvis bokstaven er ment for mer enn en person). Stillingene bør være oppført i en hierarkisk rekkefølge, dvs. først kommer for eksempel direktøren, deretter hans stedfortreder, deretter lederne for tjenester og avdelinger.
Angi tittelen og navnet på avsenderen under adressene. Ikke glem: preposisjonen "fra" brukes ikke i dette tilfellet; dette er en av de vanligste feilene! Deretter angir du emnet på brevet og datoen det ble samlet. Emnet for brevet skal gjøre det klart hva dette dokumentet vil snakke om; uttal det klart og tydelig.
Trinn 3
Teksten til brevet begynner med en anke. Hvis det er adressert til en person, kan du søke på fornavn og patronym, eller alternativt på etternavn: "Kjære Mr. Ivanov." Ikke tillat i noe tilfelle kjennskap i brevet, selv om du er personlig kjent med adressaten og er i et forhold "på kort ben" med ham. Husk at dette er et offisielt dokument, det må arkiveres i arkivet og kan brukes i arbeid enda flere år senere.
Teksten til selve brevet må være klar og forståelig. Ikke spre "tanker langs treet", ikke fyll brevet med unødvendige detaljer, ikke siter kjente fakta. Ingenting er mer irriterende enn bortkastet tid på å lese et dokument, som hele betydningen kan settes i 4 setninger, men du må lese 4 ark. Formuler forslagene dine kort og forståelig, hvis du trenger forklaringer, legg dem i form av et vedlegg og legg til brevet.
