Forretningskorrespondanse er en integrert del av mange produksjonsprosesser. Et viktig sted i det er besatt av svar på offisielle appeller fra forskjellige organisasjoner, inkludert kontrollerende. For slike brev kreves en offisiell forretningsstil, det er ganske akseptabelt, dessuten foretrekkes byråkratiske svinger. Det er ikke noe sted for følelser i dem, selv om påstandene om at anken du mottok er upassende.
Nødvendig
- - en datamaskin;
- - Internett-tilgang eller skriver
- - Firma brevhode;
- - post, bud eller personlig besøk på adressatens kontor (ikke i alle tilfeller);
- - teksten til brevet du svarer på.
Bruksanvisning
Trinn 1
Bruk brevpapir til å skrive svaret ditt. Ikke glem å tilordne et utgående nummer til brevet, registrer det hos sekretæren eller på kontoret, og legg inn datoen.
Steg 2
Adresser svaret til personen som har signaturen under brevet. Vanligvis representerer den tittelen og etternavnet med initialer. Prøv å finne ut navnet hans og patronymic. Gjør dette ved hjelp av Internett eller en telefonsamtale direkte til organisasjonen som brevet kom fra. Vanligvis vises nederst på det offisielle brevet utøverens etternavn og hans telefonnummer. Denne informasjonen vil være nyttig for videre samhandling, hvis behovet oppstår. Svaret bør imidlertid rettes mot navnet på personen som har signaturen under anken som kom til deg. Initialene hans er nok i “overskriften” på svaret. Men brevet må begynne med en adresse ved navn og patronym: "Kjære Ivan Ivanovich!"
Trinn 3
Helt i begynnelsen av svaret ditt, angir du utdataene til brevet. Vanligvis inneholder offisielle klager et utgående nummer, datoen er obligatorisk. Den generelt aksepterte formuleringen av den første setningen: "Som svar på brevet ditt (klage, informasjonsforespørsel, krav, klage - avhengig av situasjonen) Nei og så fra et slikt nummer, anser vi det som nødvendig (alternativ - vi kan) rapportere følgende."
Trinn 4
Svar deretter på spørsmålene som finnes i brevet i samme rekkefølge som de er gitt i det.
Trinn 5
Hvis eventuelle krav eller krav som er fremsatt mot deg personlig eller din organisasjon av forfatteren av brevet, er ulovlige, indikerer du at de ikke kan oppfylles og forklarer årsaken, med henvisning til bestemmelsene i gjeldende lovgivning, som i din mening, motsi.
Trinn 6
Bruk uttrykket "Hilsen" på slutten av svaret. Du må gjøre dette, selv om du mener at adressaten ikke er verdig respekt. Det er imidlertid ikke nødvendig å demonstrere denne oppfatningen. Ikke glem å ta med tittel, etternavn og initialer også. Hvis du sender inn et papirsvar, vennligst legg din signatur under den.
