Riktig lagring av dokumentasjon vil unngå problemer med å finne de rette avtalene. Etter å ha brukt litt tid på å arkivere verdipapirer, vil du være sikker på at de nødvendige alltid vil være trygge og sunne.
Bruksanvisning
Trinn 1
For å enkelt finne dokumentet du trenger, lag en regnskapsbok. Gi kontrakten et nummer og skriv det inn i denne notatboken. I tillegg til serienummeret, skriv ned datoen da kontrakten ble inngått. Linjen i journalen skal se slik ut: 1. Kontrakt nr. 987DL datert 23.03.2010. Ved siden av, i notatene, angir du essensen av kontrakten, hvis det kreves av arkivstilen.
Steg 2
Opprett for hver juridisk enhet, hvis det er flere av dem i organisasjonen, sitt eget register over dokumenter. Bruk konvensjonelle symboler for å betegne dem. For eksempel, skriv kontraktene til LLC "Funny Pictures" som 987ВК. Og kontraktene fra OJSC "Murzilka" markerer 987M. Tildel tall strengt for å unngå forvirring.
Trinn 3
Innlever kontrakten i en mappe først etter at den har gått gjennom alle stadier av godkjenning, har blitt signert av begge direktørers generaldirektører, og alle segl er satt. Velg innbinder for innbundet papir for å sikre dokumentene dine. Opprett en egen mappe for hver juridiske enhet.
Trinn 4
For å sette kontrakten inn i permen, fjern forsiktig binders som forbinder arkene. Hull nye hull med hull. Sett dokumentet i en mappe og fest det med metallrender. Skill en kontrakt fra en annen med et tomt A4-ark.
Trinn 5
Det er en annen måte å arkivere dokumenter på. Kjøp et sett med gjennomsiktige filer. Plasser hver kontrakt i et eget omslag og fest den i en mappe.
Trinn 6
Ikke sett for mange kontrakter i en mappe - arkene kan krølles. Bindemidlet skal lukkes lett slik at papiret ikke titter ut.
Trinn 7
Sett av en egen hylle på stativet for lagring av mapper med dokumenter. På slutten av bindemidlet, angi året og den juridiske enheten kontraktene er utarbeidet for. På denne måten kan du raskt finne de kontraktene du trenger, om nødvendig.
Trinn 8
Det er ikke nødvendig å beholde mapper med dokumenter som ble avsluttet for tre til fire år siden. Legg dem i trange pappesker, signer året og den juridiske enheten som eier kontrakten. Send pakkene til lageret. Finn et tørt lagringsområde. Fukt kan drepe verdipapirer.
