Nomenklaturen er en liste over alle saker som utgjør arkivet og er nylig åpnet i en bestemt organisasjon, brakt inn i systemet. Den må indikere saksindeksen, navnet, de etablerte vilkårene for lagring.
Varianter av nomenklatur
I kontorarbeid er det tre hovedtyper av nomenklatur: standard, omtrentlig og individuell. Standarden er etablert av føderal lov og fungerer som en modell for å utarbeide nomenklaturen i organisasjoner av samme type. Den omtrentlige nomenklaturen inkluderer ikke et strengt normalisert antall tilfeller. Den inneholder en liste over saker som anbefales for åpning med indeksene. Ovennevnte typer nomenklatur er utarbeidet i statlige og kommunale organisasjoner og institusjoner. Ansatte i private organisasjoner på grunnlag av lovpålagte dokumenter, typer rapportering, arbeidsplaner, etc. en individuell saksliste utvikles. Den inkluderer hele volumet av de dannede sakene til bedriften.
Fremgangsmåten for utarbeidelse av nomenklaturen
Hvert år utarbeides en ny nomenklatur over saker på grunnlag av den gamle. Videre er alle dokumenter underlagt revisjon. En viktig komponent i nomenklaturen er holdbarheten i saken. På dette grunnlaget skilles det mellom tilfeller av midlertidig, langvarig og permanent lagring. Varigheten av midlertidige lagringsfiler er mindre enn ti år, langtidslagring er mer enn ti år. Når det gjelder dokumenter med utløpt lagringsperiode, utarbeides en oversikt som angir dokumentets serienummer, navn, opprettelsesår, antall ark og annen informasjon i eksplisitt tilfeller. Etter at lageret er utarbeidet, kan disse dokumentene bli ødelagt.
Strukturelt er nomenklaturen representert med seksjoner, underavsnitt. Denne inndelingen er imidlertid typisk for statlige organisasjoner og institusjoner. I private organisasjoner er denne inndelingen betinget og fremhever heller hovedområdene i deres aktiviteter, i stedet for å gjenspeile forholdet mellom makt og underordning.
Nomenklaturtabellen består av fem kolonner: den første inneholder sakens indeks, den andre - navnet på saken, den tredje - antall sider (angitt ved slutten av inneværende år), den fjerde - lagringsperioden etablert ved lovgivningsmessige rettsakter, den femte - merknader om åpning av saken, inkludering i varelageret med det formål å ødelegge, etc.
Tilfellet med langvarig og permanent lagring som inngår i nomenklaturen, bør ikke være mer enn to hundre og femti sider. Hvis antall landsbyer overstiger normen, anbefales det å dele saken opp i to eller flere.
Den sammensatte saknomenklaturen må avtales med arkivavdelingen og signeres av organisasjonssjefen.
