Registrering av dokumenter er en prosess uttrykt i å fikse legitimasjon om et bestemt dokument når det blir sendt, mottatt, opprettet. Foreløpig brukes journal, kort og automatiserte former for dokumentregistrering.
Intern registrering av dokumenter er en integrert del av aktivitetene til ethvert statlig eller kommunalt organ, institusjon, kommersiell organisasjon eller individuell gründer. I praksis innebærer denne prosessen å fikse grunnleggende informasjon om dokumentet i et spesielt format som brukes til intern registrering.
I dette tilfellet er ikke bare innkommende og utgående dokumenter gjenstand for intern registrering, men også papirer opprettet i selve organisasjonen (for eksempel kontrakter med motparter). Ansvar for registrering av dokumenter tildeles ofte en sekretær eller kontorist; i store organisasjoner opprettes hele avdelinger for å optimalisere denne prosessen.
Hva er formene for intern registrering av dokumenter?
Den vanligste formen for intern registrering av dokumenter er fremdeles journalregistreringen. I dette tilfellet blir informasjon om dokumentene ført inn i en spesiell journal, delt inn i flere kolonner. Sørg for å legge inn data på datoen for mottak, sending eller opprettelse av dokumentet, dets registreringsnummer, navn og korte beskrivelse er registrert.
Et alternativt skjema er kortregistrering av dokumenter, der informasjon om hvert dokument føres inn i et eget kort, reglene for utfylling som er godkjent på forhånd. Til slutt anses den mest progressive skjemaet for å være automatisk dokumentregistrering, noe som minimerer papirene.
Hva er den mest praktiske formen for organisasjonen?
Tidsskriftformen for intern registrering av dokumenter kan effektivt brukes i små organisasjoner, der en spesialist er ansvarlig for implementeringen av de aktuelle prosedyrene. Ulempen med dette skjemaet er at det ikke er mulig for flere ansatte å jobbe samtidig med registrering av dokumenter, så det er ikke egnet for store selskaper. I tillegg, i nærvær av flere tidsskrifter for registrering av dokumenter (for eksempel i forskjellige avdelinger), oppstår det ofte forvirring med deres registreringsdata.
Disse ulempene løses ved å bruke det interne registreringsskjemaet, som lar deg raskt og effektivt registrere informasjon om et hvilket som helst antall dokumenter. Hvis selskapets mål er å minimere papirarbeidet, anbefales det å bruke et automatisert internt registreringsskjema, som krever spesialisert programvare.
